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  • Aspectos Técnicos de los Sistemas de Información
    4. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE DATOS BASES DE DATOS DISEÑO MODELOS DE DATOS DICCIONARIOS DE DATOS. TENDENCIAS


     

    ADMINISTRACIÓN DE DATOS:

                                                                                      FACTOR DE ÉXITO

     

    ALMACENAMIENTO DE DATOS

    El almacenamiento de datos es la tendencia más importante en la administración de la información en las organizaciones, pero dada la cantidad de datos que podemos encontrar en el entorno, generalmente se presentan estos problemas con dichos datos:

     

    -. La cantidad de datos que se maneja puede ser enorme, ya que las organizaciones cuentan con datos ya almacenados, estos deben mantenerse y además constantemente nuevos están ingresando al sistema.

     

    -. Existen datos dispersados en muchas organizaciones, en diferentes métodos y dispositivos de recopilación.

     

    -. Solo una parte de todos los datos que se recolectan dan la utilidad que espera obtener de ellos.

     

    -. Para lograr eficiencia en la toma de decisiones, es necesario recurrir a datos externos ya que los conseguidos no dan la información que se necesita.

    -. Los datos en bruto, son en muchas ocasiones de difícil acceso, ya que están almacenados en diferentes sistemas de computo, bases de datos, formatos, lenguajes humanos y de computador.

     

    -. Las leyes relativas a los datos obtenidos, pueden diferir de un lugar a otro para su aplicación, así los datos conseguidos no pueden tener aplicabilidad global.

     

    -. Se pueden presentar problemas de seguridad, calidad e integridad con la recopilación y el análisis de datos.

     

    -. Existen problemas con la administración de datos por el gigante numero de estos disponibles.

     

     

     OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE  DATOS

     

    Debido a los anteriores problemas, y a la necesidad de una información oportuna y exacta, las organizaciones se han visto obligadas a buscar una solución de administración de datos efectiva y eficiente. La administración de datos ha funcionado para apoyar el proceso de la organización de datos, aunque en ocasiones resulta ineficiente para problemas AD HOC (informe que se pide por parte de la gerencia para la toma de decisiones, en forma extraordinaria y no cumple con las características de los informes de rutina) de ahí parte la necesidad de los Almacenes de Datos.

     

    En la administración de datos, los datos se conocen como CARGA y el uso en información y conocimiento que se les pueda dar a estos se traduce en PODER, se tendrá entonces que la administración de datos en general busca:

        FACILITAR LA CARGA E INCREMENTAR EL PODER

     

     PROCESO DEL CICLO DE VIDA DE LOS DATOS Y    

         DESCUBRIMIENTO DEL CONOCIMIENTO

     

    Para comprender este proceso, se necesita seguir el flujo que los datos siguen en las organizaciones. Se debe realizar el proceso eficientemente pues las organizaciones no operan sobre los datos recolectados sino sobre la información y el conocimiento de cómo usarlos con buenos resultados en la toma de decisiones. Todo se fundamenta en el conocimiento y por esto este es considerado como un elemento fundamental de los negocios. Es importante recalcar que el conocimiento se desprende de los datos, ya que no se encuentra de inmediato en el entorno.

     

    Los datos siguen el siguiente proceso para transformarse en conocimiento:

     

    1.       RECOPILACIÓN

    2.       SELECCIÓN                       

    3.       PRE - PROCESAMIENTO

    4.       TRANSFORMACIÓN

    5.       MINERÍA DE DATOS

    6.       INTERPRETACIÓN / EVALUACIÓN

    7.       USO y ALMACENAMIENTO

     

    La parte de recopilación, selección,  pre - procesamiento y transformación es la que facilita el ALMACENAMIENTO DE DATOS; la minería de datos y la interpretación o la evaluación forman el ANÁLISIS DE DATOS y finalmente el uso y almacenamiento son la base del conocimiento de la organización.

     

     

     FUENTES Y RECOLECCIÓN DE DATOS

     

    El ciclo comienza con la recopilación de datos en las fuentes correspondientes. Los datos incluyen mapas, documentos, imágenes, sonidos, animaciones, conceptos, opiniones y pueden estar en bruto o bien resumidos. Los datos pueden ser:

     

    DATOS INTERNOS:

     

    Estos datos se dan dentro de la organización tales como personas, productos, servicios y  procesos y pueden almacenarse en uno o varios lugares, así por ejemplo los datos de los trabajadores se pueden almacenar en la base de datos de Recursos Humanos, los detalles de los equipos de maquinaria se guardan en la base de datos de mantenimiento, etc. El acceso a ellos se tiene desde la red de computo organizacional de la empresa.

     

    DATOS  PERSONALES:

     

    Se refiere a la documentación propia de trabajadores o usuario y pueden residir en el computador personal del usuario o en la comunicación pública; pueden ser estimaciones de venta, opiniones sobre la competencia, reglas de los usuarios.

     

    DATOS  EXTERNOS:

     

    Existen muchas bases de datos comerciales hasta por sensores y satélites. Muchas organizaciones en el mundo tienen datos en la Web pero la mayoría de estos datos no resultan pertinentes para una aplicación específica y por ello gran parte debe revisarse y capturarse para asegurarse de no pasar datos importantes por alto. La fuente más importante de datos externos es Internet y además entre ellos se tienen los obtenidos en CD roms, servidores, informes del gobierno y publicaciones comerciales.

     

    DATOS EN BRUTO:

     

    En ocasiones se obtienen en el campo o bien provienen de la gente, aunque acarrean problemas de calidad e integridad. Se pueden recabar manualmente o por medio de sensores. Aunque existe una gran variedad de hardware y software para el almacenamiento, la comunicación y la presentación de este tipo de datos, la captura es compleja y esto limita el uso de los sistemas de información; entre estos se tienen encuestas, estudios de tiempos y  observaciones.

     

    Administrador de Flujo de Datos, Roland - 1.994

     

    El AFD, toma información de fuentes externas y las ubica en un sitio útil donde éstas en realidad se necesitan ya que los datos provienen de muchas fuentes y la tarea de análisis se torna muy complicada.

     

    EBSB. “ ENTRA BASURA, SALE BASURA “

     

    En el manejo de los AFD, se debe tener en cuenta que según los datos recopilados  se obtiene el tipo de  información, es decir, si los datos que entraron no tienen mayor utilidad y es “basura”, la información que estos datos arrojen también los será, de no ser seleccionados con anterioridad. Cualquier decisión que se tome en la organización basada en datos de mala calidad puede significar perdidas en millones, despidos y quiebra.

     

    El Administrador de Fuljo de Datos, tiene las siguientes características:

     

    .- Sistema de apoyo para decisiones

    .- Procesador central de peticiones de datos

    .- Componente de integridad de datos

    .- Conexión con proveedores de datos externos

    .- Procesos utilizados por los proveedores de datos

     

     

    CALIDAD DE LOS DATOS – CD

     

    Es un aspecto muy importante porque de aquí viene la utilidad de las decisiones. Los datos pueden presentar muchos problemas, entre ellos su inexactitud, su complejidad, algunos no son oportunos y otros por el contrario no existen; por ello,  se han establecido cuatro categorías y dimensiones de los problemas en la calidad de datos, ya que identificando el problema puede hallarse más rápido la solución:

     

    1.-  Calidad intrínseca de los datos:

    Hace referencia a la exactitud, objetividad, credibilidad y reputación de los datos.

     

    2.- Calidad de los datos por su accesibilidad

    Analiza los datos según accesibilidad y la seguridad en su acceso.

     

    3.- Calidad contextual de los datos

    Toma de los datos su pertinencia, valor agregado, oportunidad, consistencia y cantidad.

     

     

    4.- Calidad de los datos de Representación.

    Interpretabilidad, facilidad, comprensión, representación concisa y consistente de los datos recopilados.

     

    El aspecto fundamental de la calidad de los datos es la  INTEGRIDAD, entendida esta como la facilidad con que un cambio en un dato en algún lugar, se realice simultáneamente en otro archivo para no tener problemas de contradicción y redundancia en los datos.

     

     

    BASES DE DATOS

     

    La manera en que se recopilan los datos y el uso que se les planea dar determinan el formato mediante el cual se organizan y se almacenan. Dichos datos se pueden almacenar en archivos y BASES DE DATOS.

     

    QUE SON LAS BD?

     

    Son agrupamientos lógicos y organizados de archivos relacionados. Aquí los datos se integran y se relacionan de modo que un conjunto de software proporcionan acceso a todos los datos. Con esto, se solucionan problemas de redundancia de datos, inconsistencia; obtenièndose además mayor integridad e independencia entre los datos.

     

    SISTEMAS ADMINISTRADORES DE BASES DE DATOS – DBMS

     

    Programa (s) que proporcionan acceso a una base de datos. Permite a una organización centralizar datos, manejarlos eficientemente, dando acceso a su almacenamiento mediante los  programas de aplicación. Actúan como interfaz entre los programas de aplicación y los archivos físicos. Ofrecen herramientas para añadir, borrar, mantener, exhibir, imprimir, buscar, clasificar y actualizar datos.

     

     

    VENTAJAS  Y FUNCIONES DE LOS DBMS

     

    a.        Incremento al acceso y a la disponibilidad de información

    b.        Simplificar el acceso, utilización, seguridad y  manipulación de los datos.

    c.        Menor inconsistencia y redundancia de los datos.

    d.        Menor costo en dllo. y mantenimiento de programas.

    e.        Actualización rápida de registros y archivos de datos.

    f.         Interrelación   de datos de diferentes fuentes.

    g.        Fácil recuperación de datos para preguntas e informes.

    h.        Amplia seguridad y seguimiento en el  uso de los datos.

    i.          Soluciones rápidas y económicas a las preguntas ad hoc.

    j.         Manejo de datos personales y no oficiales

    k.        Efectúa tareas complejas de manipulación y recuperación con base en preguntas

     

     

    MODELOS DE BASES DE DATOS.

     

    Del mismo modo que hay muchas maneras de estructurar las organizaciones de negocios, existen muchas maneras de estructurar los datos que esas organizaciones necesitan. El Sistema administrador de base de datos separa la vista lógica de la física de los datos, lo que quiere decir que el programador y el usuario final no tienen que conocer dónde y cómo se almacenan realmente los datos. En la estructuración lógica de una dase de datos, los negocios necesitan considerar las características de los datos y cómo se tendrá acceso a estos mismos.

     

    Existen tres modelos básicos para estructurar una base de datos: 

     

    MODELO JERÁRQUICO:

     

    Relaciona  datos estructurándolos rígidamente en un “árbol” invertido en el que los registros contienen dos elementos:

    a.       Una raíz simple o un campo maestro, denominado a menudo clave.

    b.       Un número variable de campos subordinados que definen el resto de los datos de un registro.

    Como regla, mientras todos los campos solo tienen un “padre”, cada padre puede tercer muchos “hijos”. La mayor ventaja es la velocidad y eficiencia con la que se realiza la búsqueda de datos; como desventaja.

    MODELO DE RED

    Crea relaciones entre los datos a través de una estructura de lista en la que los registros subordinados pueden vincularse a más de un “ padre “. La relación se denomina conjunto. Su ventaja es que no impone restricciones sobre el número de relaciones para un campo, pero a su vez las bases de datos de red son muy complejas ya que cuando aumentan el número de relaciones su diseño e implementación son más complicados.

     

    MODELO RELACIONAL.

     

    Organización tradicional en tablas de columnas y renglones. Usada comunmente para datos contables y financieros. Las tablas reciben el nombre de RELACIONES, el renglón se denomina TUPLA y  una columna ATRIBUTO. Su ventaja es la simplicidad conceptual, por lo tanto es flexible para los usuarios finales. A diferencia de los modelos jerárquico y de red, todos los datos dentro de una tabla y entre tablas pueden ligarse, relacionarse y compararse.

     

     

    BASES DE DATOS ORIENTADAS A OBJETOS.

     

    Son también llamadas BASES DE DATOS MULTIMEDIA y se manejan mediante sistemas administrados especiales. Aquí se manejan datos que incluyen imágenes, planos, documentos, mapas, videocintas,  y fotos entre otros.

     

    Son utilizadas especialmente en las industrias de periódicos, televisión y manufactura integrada por computadora.

     

     

    CREACIÓN DE BASES DE DATOS

     

    .- DISEÑO CONCEPTUAL:

    Modelo abstracto de la base de datos desde la perspectiva del usuario o del negocio.

     

    .- DISEÑO FÍSICO:

    Muestra cómo la base de datos se organiza realmente en los dispositivos de almacenamiento de acceso directo

     

    DICCIONARIO DE DATOS

     

    Es el tercer elemento de un SISTEMA ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS, constituye un archivo que almacena definiciones de elementos de datos y sus características como el uso, la representación física, la propiedad, la autorización y la seguridad.

     

    Hace referencia además al elemento de datos (representa un campo) en sistemas específicos e identifica los individuos, funciones de negocios, aplicaciones e informes que utilizan dicho elemento.

     

    TENDENCIAS  ACTUALES DE LAS BASES DE DATOS

     

    Para las aplicaciones actuales se requieren funciones de bases de datos que almacenen, recuperen y procesen diversos medios y no solo texto y números.

     

    .- DATA WAREHOUSE:

     

    Almacenes de datos. Útiles para las compañías que almacenan crecientes cantidades de información, construyendo bodegas gigantescas de datos organizados para permitir el acceso a los usuarios finales.

     

    .- BASES DE DATOS MULTIMEDIA

     

    Base de datos adicional que permite a los usuarios finales recuperar y presentar rápidamente datos complejos que incluyen muchas dimensiones.

     

    .- ALMACÉN DE DATOS:

     

    Sus beneficios son la capacidad para obtener datos rápida y fácilmente, puesto que se encuentran ubicados en un lugar.

    Los AD, permiten el almacenamiento de Metadatos, que incluyen resúmenes de datos que son más fáciles de buscar, especialmente con las herramientas Web

    En los AD se  maneja un subconjunto duplicado de los mismos llamado MERCADO DE DATOS y se dedica a un área funcional o regional.

     

    CARACTERÍSTICAS DEL ALMACÉN DE DATOS:

     

    1.- Organización

    2.- Consistencia

    3.- Variabilidad en el tiempo.

    4.- No Volatilidad

    5.- Relacionalidad

    6.- Cliente / Servidor.

     

    MINERIA DE DATOS

    Se relaciona con el término general de MINERIA y como proceso, requiere la selección entre una cantidad inmensa de material o la indagación inteligente para encontrar exactamente donde reside el valor de la información en los datos.

    Otros nombres dados a este método son Extracción del conocimiento, Paleo de datos, Arqueología de datos, Procesamiento de patrones de datos, Dragado de datos y  Cosecha de información

    La tecnología de la Minería de Datos puede generar nuevas oportunidades de negocios al proporcionar estas funciones:

     

    a.       Predicción automática de tendencias y de comportamiento.

    La minería de datos automatiza el proceso de determinar información que se predice en grandes bases de datos. Por ejemplo, la minería de datos puede tomar datos del pasado e identificar objetivos que tengan mayor posibilidad de responder a promociones ahora; esto en el caso de la mercadotecnia.

     

    b.       Descubrimiento automatizado de patrones previamente desconocidos.

    Las herramientas de minería de datos identifican patrones previamente ocultos en una etapa. Por ejemplo, en este proceso se descubren patrones en el análisis de datos de ventas al menudeo para identificar productos aparentemente no relacionados.

     

    CARACTERÍSTICAS Y OBJETIVOS DE LA MINERÍA DE DATOS

     

    1.       Usualmente los datos se encuentran en las profundidades de las bases de datos, que en ocasiones se encuentra allí por varios años.

    2.       Las herramientas de minería de datos ayudan a extraer el mineral de la información enterrada en archivos corporativos o registros públicos archivados.

    3.       El “minero” es muchas veces un usuario final con poca o ninguna habilidad de programación facultado con herramientas de minería, que le permiten indagar por preguntas ad hoc y obtener rápidamente respuestas.

    4.       “Hurgar y Sacudir ” significa el descubrimiento de nuevos datos e información.

    5.       La minería de datos produce 5 tipos de información: asociaciones, secuencias, clasificaciones, agrupamientos y pronósticos.

     

     

    TÉCNICAS DE LA MINERÍA DE DATOS

     

    1.       Razonamiento basado en casos:

    Este método utiliza casos históricos para reconocer patrones.

     

    2.       Computación Neuronal:

    Es un método de máquina de aprendizaje por medio del cual se examinan los datos históricos para reconocer patrones los cuales deben utilizarse para predicciones y para apoyar decisiones.

     

    3.       Agentes Inteligentes:

    Es la técnica que se utiliza para recuperar información de Internet o de bases de datos en intranets.

     

     

     

    APLICACIONES

     

    Menudeo y ventas, Banca, Manufactura y Producción, Correduría y comercio de valores, Seguros, Hardware y Software de computadoras, Investigaciones, Funciones Estatales, Aerolíneas, Salud, Transmisión y Mercadotecnia.

     


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