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PROCEDIMIENTOS DE CONFIRMACIÓN ENTRE BANCOS
Introducción
El
propósito de esta declaración es proporcionar ayuda al auditor externo
independiente y también a la administración de un banco, como auditores
internos e inspectores, sobre los procedimientos de confirmación entre
bancos. Los lineamientos contenidos en esta declaración deberían contribuir
a la efectividad de los procedimientos de confirmación entre bancos y a la
eficiencia del procesamiento de respuestas.
Un
importante paso de auditoría en el examen de los estados financieros e
información relacionada de un banco es solicitar confirmación directa de
otros bancos tanto de los saldos y otras cantidades que aparecen en el
balance general como de otra información que pueda no estar mostrada en el
frente del balance pero que pueda ser revelada en las notas a los estados
financieros. Las partidas aparte el estado de situación financiera que
requieren confirmación incluyen partidas tales como garantías, compras
anticipadas, y compromisos de venta, opciones de recompra, y acuerdos de
compensación. Este tipo de evidencia de auditoría es valioso porque viene
directamente de una fuente independiente y, por lo tanto, proporciona mayor
confiabilidad que la obtenida únicamente en los propios registros del banco.
El auditor, al buscar obtener
confirmaciones entre bancos puede encontrar dificultades en relación al
idioma, terminología, interpretaciones consistentes y alcance de los asuntos
cubiertos por la respuesta. Frecuentemente, estas dificultades resultan del
uso de diferentes clases de solicitudes de confirmación o de malos
entendidos sobre lo que se supone que cubren.
Los procedimientos de
auditoría pueden diferir de país a país, y consecuentemente las prácticas
locales tendrán relevancia para la forma en que se apliquen los
procedimientos de confirmación entre bancos. Si bien esta declaración no
pretende describir un conjunto integral de procedimientos de auditoría, no
obstante, sí enfatiza algunos pasos importantes que deberían seguirse en el
uso de una solicitud de confirmación.
La necesidad de confirmación
Una
característica esencial del control de la administración sobre las
relaciones de negocios, con individuos o grupos de instituciones
financieras, es la capacidad de obtener confirmación de las transacciones
con dichas instituciones y de las posiciones resultantes. El requerimiento
de confirmación por un banco surge de la necesidad de la administración del
banco y de sus auditores de confirmar las relaciones financieras y de
negocios entre los siguientes:
·
El banco y
otros bancos dentro del mismo país;
·
El banco y
otros bancos en diferentes países; y
·
El banco y sus
clientes que no son bancos.
Si bien
las relaciones entre bancos son similares en naturaleza a las que hay entre
el banco y un cliente que no sea banco, puede haber una importancia especial
en algunas relaciones entre bancos, por ejemplo, en conexión con ciertos
tipos de transacciones “aparte del estado de situación financiera”, como
contingencias, transacciones anticipadas, compromisos y acuerdos de
compensación.
Uso de solicitudes de confirmación
Los lineamientos expuestos en
los siguientes párrafos están diseñados para ayudar a los bancos y a sus
auditores a obtener confirmación independiente de las relaciones
financieras y de negocios dentro de otros bancos. Sin embargo, puede haber
ocasiones en las que el enfoque descrito dentro de esta declaración pueda
ser también apropiado para procedimientos de confirmación entre el banco y
sus clientes que no son bancos, los procedimientos descritos no son
relevantes para los procedimientos de rutina de confirmación entre bancos
que se llevan a cabo con respecto de las transacciones comerciales
cotidianas conducidas entre ellos.
El auditor deberá decidir a
qué banco o bancos solicitar confirmación, prestar atención a asuntos como
tamaño de los saldos, volumen de actividad, grado de confiabilidad sobre los
controles internos, e importancia relativa dentro del contexto de los
estados financieros. Las pruebas de actividades particulares del banco
pueden estructurarse en diferentes maneras y las confirmaciones pueden, por
lo tanto, estar limitadas únicamente a investigaciones sobre dichas
actividades. Las solicitudes de confirmación de transacciones individuales
pueden, ya sea, formar parte de la prueba del sistema de control interno de
un banco, o ser un medio de verificar saldos que aparecen en los estados
financieros de un banco en una fecha particular. Por lo tanto, las
solicitudes de confirmación deberían ser diseñadas para satisfacer el
propósito particular para el cual se requieren.
El auditor deberá determinar
cuál de los siguientes enfoques es el más apropiado al buscar confirmación
de saldos y otra información de otro banco:
·
Detallar los
saldos y otra información, y solicitar confirmación de sus exactitudes e
integridad, o
·
Solicitar
detalles de saldos y otra información, que pueden entonces ser comparados
con los registros del banco que solicita.
Al
determinar cuál de los enfoques de arriba es el más apropiado, el auditor
debería ponderar la calidad de evidencia de auditoría que requiere en las
circunstancias particulares contra la factibilidad de obtener una respuesta
del banco que confirma.
Puede encontrarse dificultad
para obtener una respuesta satisfactoria aún donde el banco que solicita
someta información para confirmación al banco que confirma. Es importante
que se busque una respuesta para todas las solicitudes de confirmación. No
es práctica acostumbrada solicitar una respuesta sólo si la información
sometida es incorrecta o incompleta.
Preparación y envío de solicitudes y recepción de respuestas
El auditor deberá determinar
la dependencia apropiada a la que debe enviarse la solicitud de
confirmación, por ejemplo, un departamento, como auditoría interna,
inspección y algún otro departamento especializado, que puede ser designado
por el banco que confirma, como responsable de responder las solicitudes de
confirmación. Puede ser apropiado, por lo tanto, dirigir solicitudes de
confirmación a la oficina principal del banco (en la que regularmente se
localizan dichos departamentos) y no a la dependencia donde se conservan los
saldos y otra información relevante. En otras situaciones, la dependencia
apropiada puede ser la sucursal local del banco que confirma.
Siempre que sea posible, la
solicitud de confirmación debería prepararse en el idioma del banco que
confirma o en el idioma normalmente usado para fines de negocios.
El control sobre el contenido
y envío de solicitudes de confirmación es responsabilidad del auditor. Sin
embargo, será necesario que la solicitud sea autorizada por el banco que
solicita. Las respuestas deberán dirigirse directamente al auditor y para
facilitar dicha respuesta deberá incluirse con la solicitud un sobre
porteado y con la dirección del auditor.
Contenido de
las solicitudes de confirmación
La forma y contenido de una
carta solicitud de confirmación dependerá del propósito para el que se
requiera, de prácticas locales, y de los procedimientos contables del banco
que solicita, por ejemplo, de si usa o no en forma intensa el procesamiento
electrónico de datos.
La solicitud de confirmación
deberá ser preparada de una manera clara y concisa para asegurar la pronta
comprensión del banco que confirma.
No toda la información para
la cual generalmente se busca confirmación se requerirá al mismo tiempo.
Por consiguiente, se pueden enviar cartas de solicitud en diversas épocas
durante el año, referentes a aspectos particulares de la relación entre
bancos.
La información más comúnmente
solicitada es respecto de los saldos vencidos al, o del, banco que solicita
en las cuentas corrientes, de depósitos, de préstamos u otras. La carta de
solicitud deberá proporcionar la descripción de la cuenta, el número y el
tipo de moneda para la cuenta. Puede ser también aconsejable solicitar
información sobre los saldos en cero en cuentas de corresponsales, o que se
cerraron en los doce meses anteriores a la fecha de confirmación. El banco
solicitante puede pedir confirmación no sólo de los saldos sobre cuentas
sino también, donde pueda ser útil, otra información, como los términos de
vencimiento e interés, recursos no usados, líneas de crédito/recursos de
reserva, cualquier compensación y otros derechos o gravámenes, y detalles de
cualquier colateral dado o recibido.
Un parte importante del
negocio bancario se relaciona con el control de aquellas transacciones
comúnmente designadas como “fuera del estado de situación financiera”.
Consecuentemente, es probable que el banco solicitante y sus auditores
soliciten confirmación de pasivos contingentes, como los que surgen sobre
garantías, cartas confort y cartas de compromisos, facturas, aceptaciones
propias y endosos. Puede buscarse la confirmación tanto de los pasivos
contingentes del banco solicitante al banco que confirma como del banco que
confirma al banco solicitante. Los detalles suministrados o solicitados
deberían describir la naturaleza de los pasivos contingentes junto con su
moneda y cantidad.
Debería buscarse también la
confirmación de convenios de recompra y reventa de activos y de opciones
vigentes en la fecha relevante. Dicha confirmación debería describir el
activo cubierto por el convenio, la fecha en que se contrató la transacción,
su fecha de vencimiento y los términos en los que se completó
Otra categoría de
información, para la cual a menudo se solicita confirmación independiente en
una fecha distinta de la fecha de la transacción, concierne a divisas a
futuro, metal en barras, valores y otros contratos vigentes. Es práctica
bien establecida para los bancos confirmar transacciones con otros bancos al
hacerse. Sin embargo, es la práctica para fines de auditoría confirmar
independientemente una muestra de transacciones seleccionadas de un periodo
de tiempo, o confirmar todas las transacciones sin vencer con una
contraparte. La solicitud debería dar detalles de cada contrato comprado y
vendido, a y de, el banco solicitante.
Los
bancos a menudo tienen valores y otras partidas en custodia o en beneficio
de los clientes. Así que, una carta de solicitud puede requerir la
confirmación de dichas partidas que tiene el banco que confirma, en una
fecha específica. La confirmación debería incluir una descripción de las
partidas y la naturaleza de cualquier gravamen u otros derechos sobre ellas.
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