1.
Introducción
En los últimos años
han habido una serie de avances en las diferentes tecnologías
de información, esto ha permitido crear sistemas de
información mas sofisticados y por supuesto mas integrados.
Los ERPs son uno de estos sistemas, integrando las grandes
áreas de información de una empresa en un solo sistema. Sin
embargo se han establecido varios sabores de sistemas ERPs,
cada uno con sus respectivas particularidades. Esto ha
permitido tener una gran variedad de sistemas ERPs, para que
las diferentes empresas tengan varios opciones a seleccionar.
2. Qué son los ERP?
El ERP (Enterprise
Resource Planning) es una aplicación de Gestión Empresarial
diseñada para cubrir todas las áreas funcionales de la
empresa. Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones,
cada uno diseñado para cubrir las exigencias de cada área
funcional de la empresa, de tal manera que crea un flujo de
trabajo (workflow) entre los distintos usuarios.
Este flujo permite
agilizar considerablemente el trabajo cotidiano, permitiendo
evitar esas tareas cotidianas tan repetitivas, y permitir el
aumento de comunicación entre todas las áreas que integran la
empresa. Además y muy importante a considerar, la información
que el usuario puede disponer es en tiempo real. Su
propia concepción organiza todo por ciclos. Si alguien no
cumple su paso se detiene el proceso. Además, fuerza la
colaboración entre las áreas, permite compartir la información
y generarla de forma oportuna para la toma de decisiones.
3.
Historia
Debido a la
necesidad de automatizar las funciones de producción
comenzaron a nacer sistemas como: Definición de materiales,
productos y materias primas BOM; Materiales en piso
(Part Status), pronósticos para proveedores (Vendedor
Releases), presupuestos o pronósticos de ventas (Sales
Forecast); etc. Pero el control en si de la producción comenzó
a aparecer cuando se definió lo que se le llamó MRP,
que significa en español Planeación a partir de la capacidad
de materiales, que no era otra cosa mas que la definición de
los productos en forma de recetas un tanto especializadas y,
poder a partir de estas recetas determinar cuanta materia
prima se requería para producir lo que se demandaba en un
pronóstico de ventas dado y también cuánto costaría esa
producción.
La
automatización de las funciones productivas fue evolucionando
a algo que se le llamó MRPII, o sea otra vez MRP,
pero ahora considerando también las capacidades de las líneas
de producción; a partir de las necesidades de reducir costos
de inventarios apareció el concepto JIT, que significa
justo a tiempo (Just In Time), que agregaba a los MRPII
la variante de planear la producción en demandas directas de
los clientes, en vez de (o además de) en pronósticos, a fin de
reducir los niveles de almacén y los costos involucrados en
tales inventarios, además de brindar un mejor servicio a los
clientes.
En todo este
proceso los fabricantes de software aprendieron mucho, sobre
todo aquellos que estaban integrados con empresas
progresistas, las cuales adoptaron todas las tecnologías que
fueron apareciendo, hasta que de ahí salieron los primeros
proveedores de software empresarial, que incluía todas las
funciones de una empresa de manufactura, tanto las
administrativas, como las propias de manufactura. Fueron estas
empresas las que inventaron al poco tiempo el término de ERP,
Enterprise Resource Planning, lo que significa: Planeación de
la empresa a partir de sus recursos.
Los grandes
proveedores de ERP desarrollan actualmente para empresas que
no tienen nada que ver con manufactura, como bancos, casas de
bolsa, aseguradoras, empresas de servicios.
4. Qué
permite el Sistema ERP?
Este Sistema
(paquete de Software para negocios) permite a las compañías:
Ø
Automatizar e integrar la mayoría de los procesos de la
empresa.
Ø
Tener
datos y practicas comunes a lo largo de toda la empresa.
Ø
Acceso a la
información en tiempo real.
5. Objetivo
fundamental de los Sistemas ERP
El objetivo de los ERP es
coordinar los negocios de la empresa, de la evaluación de
proveedores hasta la facturación de los clientes. Además se
utiliza para centralizar la base de datos ayudando a que el
flujo de información circule por las diferentes áreas de la
empresa como lo son producción, mercadeo, finanzas, y recursos
humanos.
6. Cómo funcionan
los Sistemas ERP
El
funcionamiento de un sistema ERP se compone de un servidor el
cual “alimenta” a los nodos de los diferentes departamentos de
la empresa que cuenten con este programa, el encargado del
servidor puede ver todas las ventanas de todos los
departamentos y los directivos también tienen una computadora
en la cual pueden ingresar a todas las ventanas, cada
departamento que cuente con este sistema solo puede ingresar a
su ventana de trabajo y solo pueden ver lo que las otras
estaciones están realizando.
7. Implementación
de los Sistemas ERP
a.
Organizar el proyecto:
Los sistemas ERP se podrían
catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser
implementados por algunas empresas, ya que los costos que
éstos representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas
cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la
disposición de personal para la implementación de este tipo de
sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso,
organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto
que dará una nueva funcionalidad y visión de los recursos y
procesos de la organización a cada área de la empresa.
b.
Definir las medidas de desempeño:
Cuando el proyecto ya se
planteado, se debe definir las actividades que se deben
realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta
hasta el más mínimo detalle para la implementación del sistema
ERP.
c.
Crear un plan inicial detallado del proyecto:
Como todo proyecto, la
implementación de un Sistema ERP implica una adecuada
distribución de tiempo, empleados, funciones y recursos; por
lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de
las actividades que se van a llevar a cabo, que se construya
una bitácora que guíe cada uno de los pasos a seguir.
d.
Capacitar al equipo para el proyecto:
Como los Sistemas ERP son
nuevos, se debe de hacer una capacitación en la cual se
incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante
éste se van a desenvolver. Esta implantación se torna en una
situación nueva que revoluciona el quehacer diario del talento
humano.
Para la implementación de
sistemas tan avanzados como éste, muchas veces se debe enseñar
a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que
en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de
trabajo específico, este tipo de tareas no son muy conocidas
por las personas.
e.
Revisar la integridad de la base de datos:
La integridad de la base de
datos, constituye uno de los pasos más importantes en la
implementación de cualquier sistema de información, pero en
especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en
el eje central del proceso, es la encargada de almacenar,
distribuir y reportar la información que se va a manejar en
los distintos niveles de la organización.
f.
Instalar el nuevo hardware:
El hardware o parte dura del
proceso es una de las mayores inversiones de la empresa. Se
deben abolir la vieja tecnología utilizada por la empresa,
para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al
desarrollo de este sistema.
g.
Instalar el nuevo Software (montar sala piloto):
El nuevo software a instalar,
se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual
será utilizada en todo el proceso de instalación del sistema.
Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos
realizados, ya que el software es la medula espinal del
sistema.
h.
Capacitar masa crítica:
La masa crítica se refiere al
personal de la empresa. Se define como crítica ya que se
refiere al personal que va a estar directamente relacionado
con el nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo
contacto y el encargado de la manipulación del mismo.
i.
Entrenamiento sala piloto:
Una vez instalada la sala
piloto, se debe pasar a la utilización de la misma, por medio
del entrenamiento que al personal se le dará en ella.
j.
Integración de datos:
La integración de datos
consiste en la recopilación de la información proveniente de
diferentes fuentes o áreas organizacionales, que hasta el
momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base
del funcionamiento del sistema.
k.
Ejecución:
Poner en marcha el Sistema ERP
no es fácil, se debe pasar por todas las etapas anteriores
teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de
ellas puede limitar la ejecución del sistema.
l.
Mejoramiento continuo:
Tener un registro del
desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentación
de éste e implementar un mejoramiento continuo son las
características de las compañías que han sido victoriosas en
la implementación de este tipo de sistemas.
8. Por qué es
importante el Mejoramiento Continuo para los Sistemas ERP
Hay muchas empresas que creen
que para poder trabajar con los Sistemas ERP se limita
únicamente a la implementación de éste. Para que un Sistema
ERP sea exitoso dentro de una empresa se debe tener una
constante retroalimentación, ya que la tecnología y el mundo
de los negocios permanecen en continuo cambio, por lo cual se
debe de estar preparado para afrontar diferentes situaciones
Mejoramiento Continuo
 
|
Ø
Algunas
compañías declaran victoria |
Ø
Compañías
exitosas |
|
¯ |
¯ |
|
Ø
Se dedican
a otros proyectos |
Ø
Motivan a
los participantes |
|
¯ |
¯ |
|
Ø
Descuidan
el sistema |
Ø
Mejoramiento continuo |
|
¯ |
¯ |
|
Ø
El sistema
falla |
Ø
El nuevo
sistema es exitoso |
9. Ventajas
Sistemas ERP
Las
principales ventajas de este tipo de sistema son las
siguientes:
·
Integración de la
cadena de suministro, producción y proceso administrativo.
·
Creación de una
base de datos común.
·
Se pueden
incorporar mejoras, rediseñando mejor los procesos.
-
Reducción de costos.
-
Agilización en las operaciones del Negocio.
-
Mejor administración de la información.
-
Incrementa
la comunicación y la colaboración mundial.
-
Ayuda a integrar múltiples sitios y unidades de negocio.
-
Puede proveer una ventaja estratégica sobre los
competidores.
El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una
empresa, por supuesto tomando en cuenta que se ha implementado
efectivamente es que un sistema ERP en la principal FUENTE
de información para otros sistemas críticos del negocio. En
otras palabras un ERP sirve como base o plataforma para
implementar otros sistemas que se alimentarán de la adecuada
información que un ERP administre.
Además sirve de
plataforma o base para la implementación de otros sistemas que
permitan que la empresa evolucione a un negocio electrónico.
Entre los sistemas que están sobre un ERP podemos mencionar:
-
Datawarehouses
-
Sistemas de Soporte a las Decisiones
-
CRM
-
SCM
-
E-Procurement
-
Sistemas Expertos
-
Sistemas de Información Ejecutivos
-
Otros
Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los
directivos de las empresas pueden conocer la situación en la
planta de producción, en el almacén de productos terminados y
de materias primas, por mencionar algunos, con lo cual pueden
tomar decisiones más acertadas y en menos tiempo.
Los ERP
otorgan a la empresa la posibilidad de reducir sus costos y de
ser más competitivas además de tomar ventaja con respecto a su
competencia si ésta no cuenta con un sistema como este
El resultado
final de tener un sistema ERP dentro de la empresa es el que
incrementa las utilidades de la compañía por medio de la
reducción de inventarios, más rápida recolección de efectivo y
entrega de pedidos en el tiempo establecido.
10. Ventajas Sistemas ERP para cada área de la Empresa
Las ventajas
que ofrece un sistema ERP a cada departamento y a la empresa
son:
v
Contabilidad y
Finanzas:
Permite a los encargados de este departamento tener un mejor
control de costos y de horas trabajadas, administrar mejor el
efectivo y las cuentas bancarias, generar cheques electrónicos,
aceptar pagos y pagar cuentas en diferentes monedas, manejar los
estados de cuenta, analizar los flujos de efectivo, producir
reportes y cerrar los periodos contables de manera más rápido.
v
Control de
inventarios:
Optimiza la inversión en inventarios ayudando a reducir los
niveles de inventarios y ordenar los productos por número de
serie y lote.
v
Manufactura:
En lo que respecta a las operaciones administra la producción en
cualquier ambiente estandarizando la producción de altos
volúmenes con gran control de la planta de producción, el
sistema también ayuda a crear pronósticos de producción y una
mejor calendarización para la producción.
v
Decisiones
Ejecutivas:
Un sistema ERP provee una visión más clara de los instrumentos
de medición más importantes para una empresa como son el flujo
de efectivo, producción y reportes, ayuda a corregir errores que
se presenten de manera inmediata. Herramientas adicionales
permiten monitorear el funcionamiento interno como: ventas por
región o periodo.
v
Compras:
Actividad de la empresa altamente relacionada con el plan de
producción, un programa ERP ayuda a los encargados de compras
puedan comprar los materiales correctos a los proveedores
correctos en el tiempo correcto y al precio correcto.
v
Embarque:
Administra el almacén y herramientas de embarque lo cual permite
controlar todos los embarques de productos terminados ayudando a
entregar los pedidos en el tiempo establecido a los clientes por
lo tanto reducen las fallas en las entregas y además incrementa
la satisfacción del cliente.
11. Desventajas
Sistemas ERP
Una desventaja por la que muchas
empresas se detienen para obtener un sistema como este, es el
alto costo de estos programas ya que por ser tan complejos se
necesita de capacitación para los empleados, además de que este
tipo de programas deben ser específicos para cada empresa y
deben tener personal capacitado y que solo se dedique a manejar
el programa del servidor.
Otras
desventajas son:
·
La implementación
puede requerir importantes cambios en la empresa y los procesos.
·
Es tan complejo que
muchas compañías no pueden ajustarse a él.
·
Requiere de
procesos actuales (en curso), por lo cual la implementación
puede nunca ser completada.
·
En el mercado los
expertos en Sistemas ERP son limitados, por lo cual se pueden
presentar problemas en la contratación.
12. Costo de
implementación Sistemas ERP
La primera
pregunta es económica y se refiere a la capacidad de la empresa
para adquirir un paquete de este tipo, además del costo en si
del paquete, se debe considerar el o los equipos en que debe
instalarse el paquete y los equipos para todos los que van a ser
participes en la operación del sistema o sea las estaciones
(usuarios); el tercero y a veces más costoso factor económico de
la compra de una solución de estas es lo que se llama la
"implantación" del sistema, que va desde la instalación de los
equipos de cómputo, hasta el cambio de cultura operativa de la
empresa, pasando por capacitación, adecuación de procedimientos,
cambios estructurales, eliminación de personal que no se adapta
a los cambios y contratación de otros, que seguro tendrán menos
experiencia en la operación y mercados.
13. Cómo saber si la empresa requiere un Sistema del tipo ERP
Con el
acelerado desarrollo de la tecnología de información en el
ambiente empresarial este recurso se ha vuelto estratégico al
grado de marcar diferencias y preferencias en el mercado por
quienes se mantienen al día. En estas condiciones los
empresarios y ejecutivos se preocupan por mantenerse al día en
materia de sistemas de información. Las empresas tienen en los
ERP las herramientas más modernas para la administración de la
información y la consolidación de todos los datos pero tienen un
gran problema y ese es su elevado costo. Ante el deseo de contar
con uno de estos sistemas quien tomará la decisión debe conocer
primero cómo está su empresa y si está preparada para un ERP.
Se debe tener
en cuenta las 5 etapas por las que las empresas deben pasar
normalmente hasta un desarrollo pleno en materia de ERP:
* Etapa inicial:
En esta etapa se encuentran generalmente las empresas que están
iniciando sus actividades y por ende no tienen recursos de
tecnología de información. Las actividades que llevan a cabo las
controlan con sistemas de oficina como procesadores de texto
o hojas de cálculo. La constante en
esta etapa es la búsqueda de herramientas adecuadas para sus
funciones pero el interés por los sistemas como los ERP es muy
bajo o nulo
* Sistemas no integrados:
En esta segunda etapa las empresas ya cuentan con algún software
que les apoya específicamente en las áreas en las que son
utilizados. Existen por ejemplo:
·
Sistemas de administración financiera para las áreas contables,
·
Paquetes de diseño y administración de materiales para el área
de producción,
·
Sistema de administración de facturas de clientes,
·
Sistemas de inventarios para los almacenes,
·
Sistemas de administración de cuentas de proveedores, etc.
Las empresas en esta etapa se han preocupado por satisfacer las
necesidades de tecnología de información conforme de han
presentado y cuentan en su momento con herramientas que dan un
buen apoyo en cada área pero el problema es que la información
no está integrada, para conocer el estado de la empresa respecto
a algún factor en particular se deben hacer investigaciones a
través de los sistemas de los departamentos y luego integrar la
información de forma que cumpla con el objetivo de tal
investigación, y esto se repita cada vez que se necesite otro
dato similar e incluso el mismo dato pero actualizado.
La causa de este problema es en manejo de información por
separado, y en este caso la preocupación seré su integración.
* Función limitada de ERP:
En esta etapa las empresas ya se han preocupado por implementar
soluciones del tipo ERP, pero solo se cuenta en algunas unidades
de negocio, como las oficinas centrales o solo en las sucursales
más grandes, esto debido al alto costo de la implementación a lo
largo de toda la empresa principalmente. Es estas condiciones
los beneficios de un sistema como estos no se
logra apreciar o se hace en una baja
proporción, pero se puede convertir en las condiciones propicias
para seguir desarrollándose e integrar la empresa por completo,
a medida que los recursos lo permitan.
Es común que sigan existiendo sistemas de apoyo a lo largo de
toda la empresa y que no logren integrarse al sistema
integración de planeación de recursos, por ello se pueden
presentar algunos problemas como inconsistencias de información
o retrazo para las actualizaciones. Además de requerir trabajo
extra para asegurarse de tener la información real en todo
momento, es decir trabajar en esta forma puede dar bueno
beneficios pero siempre hay que cuidar que en las partes que no
están integradas no se pierda el control.
* Unidades de negocios integradas por ERP:
A esta etapa se llega cuando se ha podido llevar el ERP a todas
y cada una de las unidades de negocio de la empresa, es decir ya
toda la empresa cuenta con la herramienta de planeación de
recursos y puede usarla plenamente. En esta etapa se eliminan
los procesos de administración de información no integrados y
sus funciones pasan al sistema ERP.
La principal característica de esta etapa es la comunicación
entre las unidades de negocios, particularmente en las empresas
dispersas geográficamente, el uso de las recomunicaciones hace
posible tener los datos como si todo estuviera en un mismo
lograr, con ello se pueden tomar las acciones en menor tiempo y
con mayor oportunidad.
* Empresa integrada con ERP:
La última etapa del desarrollo Empresa-ERP es cuando se logra la
integración plena, es decir, en las etapas previas pudieran
encontrarse detalles de la empresa que no habían sido
contemplados en el software o al contrario, partes del software
que no aplique para la empresa, pero una integración total se
logra cuando todas las funciones de manejo de información
administrativa puede llevarse a través del sistema ERP y aquí
cuando los tomadores de decisiones tienen en sus manos un arma
muy efectiva para sortear todas las condiciones a las que se
tenga que enfrentar la empresa, y darle el dinamismo que se
necesita en este ambiente.
Un empresario debe analizar las etapas anteriormente expuestas y
ubicar a su empresa según las condiciones que guarde en ese
momento, luego de revisar como está y a dónde quiere llegar
puede tomar las acciones necesarias para llegar a ello.
Un parte muy importante y tal vez la más determinante es el
costo que involucran estas herramientas de software y es que de
acuerdo al tamaño de la empresa y lógicamente a la etapa en que
se encuentre en su desarrollo tecnológico será el monto de los
costos de llegar a donde se pretende.
14. Conclusión
Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los
negocios debe considerar la “información” como un activo muy
importante. Es por ello que es necesario que las empresas tengan
los sistemas de información adecuados para administrar
rápidamente y eficientemente dicha información. Las empresas
tienen la opción de desarrollar sus propios sistemas de
información o comprarlos a empresas dedicadas al desarrollo de
los mismos. Una opción viable y adecuada es la compra de un
sistema ERP, siempre y cuando la empresa que lo adquiera este
consciente que para que funcione no solo debe comprar el SW y HW,
sino que además de hacer cambios en la forma de cómo trabajan y
lo mas importante es darle seguimiento a estos cambios,
independientemente del SW ERP que seleccionen. La implementación
de un ERP no es tarea fácil y requiere un compromiso de ambas
partes. Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios,
algunos tangibles como reducción de costos y otros intangibles
como satisfacción de los clientes siempre y cuando el ERP se
implemente de la forma adecuada. La mala implementación de un
ERP puede traer consecuencias no agradables a una empresa. Es
por ello que si una empresa desea implementar un sistema de
información que le permita automatizar sus operaciones y que le
ayude a administrar correctamente la misma, para que esta sirva
de base o plataforma para las nuevas aplicaciones que
conforman los actuales negocios electrónicos, y necesitan tener
una fuente confiable de información, entonces es necesario que
estas implemente un ERP, ya sea desarrollado por otras empresas
o por ellos mismos, ya que estos sistemas cumplen con los
requerimientos inherentes de estas nuevas aplicaciones. |
