El uso de SIE ha
permitido a muchas organizaciones comparar datos claves con los de sus
competidores. Es recomendable que los SIE incluyan una variedad de
informes ordinarios incorporados, y las herramientas del sistema debieran
permitir a los usuarios de administración crear informes especialmente
diseñados que puedan enviarse a otra estación de trabajo o directamente a
una impresora.
Características de un EIS:
Un buen
sistema de información para ejecutivos presenta información en forma de
gráficos, columnas y textos.
La
capacidad para hacer gráficos se necesita para facilitar en el análisis
rápido de las condiciones y tendencias corrientes; las tablas presentan
mayor detalle y permiten el análisis de variaciones; la información de
textos añade interpretaciones y detalles de los datos.
Las principales
características de los sistemas de información para ejecutivos (EIS) son
las siguientes:
Ø
Están
diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la
alta administración de la empresa.
Ø
Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del
negocio.
Ø
Implica
que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin
el apoyo o auxilio de intermediarios.
Ø
Es un
sistema desarrollado con altos estándares en sus interfases
hombre-maquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información
tabular y en forma de texto.
Ø
Pueden
acceder a información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma
directa de las bases de datos de la organización.
Ø
El
sistema está soportado por elementos especializados de hardware, tales
como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e
impresoras con tecnología avanzada.
Existe una serie de
productos de software al alcance de todos para la planificación
estratégica, diseñados para capacitar y ayudar a los administradores con
la planificación estratégica.
Factores del éxito de un EIS:
Hablar
de la implantación de un EIS, la mayoría de las veces, significa hablar de
un largo proceso contra barreras tipo tecnológico, organizacional,
psicológico, educacional, etc. Aunado a esto, muchas veces se presenta una
sola oportunidad de éxito o fracaso. Se supone que los EIS están hechos a
la medida para ser usados por ejecutivos de alto nivel; sin embargo, pocos
son los que los usan.
Usualmente los sistemas que apoyan decisiones son difíciles de justificar
usando métodos económicos estándar de evaluación. Un EIS es comúnmente
desarrollado con altas expectativas de éxito, sin embargo terminan
fracasando, y las razones principales son, según algunos investigadores
basados en los siguientes criterios de evaluación:
a)
Acceso.
Es obvio que si un sistema se encuentra disponible significa que los
usuarios tendrán acceso a él, de una manera no complicada y desde puntos
clave. Si esto no sucede, el sistema no servirá de nada.
b)
Uso.
Un indicador importante es su frecuencia de uso. Si un sistema no es
usado, o simplemente, los usuarios potenciales no lo emplean, esto se
reflejará en el éxito del sistema.
c)
Satisfacción.
Si el sistema no puede satisfacer a sus usuarios, éstos no usarán el
sistema.
d)
Impacto
Positivo.
Un sistema es exitoso si tiene un impacto benéfico en los ejecutivos y la
organización, al hacer los primeros, mejores decisiones la organización
recibe mas beneficios.
e)
Difusión.
Otro punto que indica el éxito es la propagación del sistema. El numero de
personas que usa el sistema aumenta después de que los usuarios iniciales
lo han probado.
En el pasado, la
falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de las
grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el
mercado tienen la capacidad de integrarse fácilmente con otras
aplicaciones.
Las nuevas soluciones
son más flexibles a las necesidades de los usuarios y generalmente giran
en torno de estructuras basadas en los hechos.
Para que un EIS tenga
éxito es necesario que cumpla con los siguientes factores:
Ø
Que se
vea bien.
Ø
Que sea
relevante.
Ø
Que sea
rápido.
Ø
Que la
información esté disponible y actualizada.
Los cuatro factores
anteriores aseguran que un EIS se utilice en una empresa y que tenga el
éxito esperado.
Muchos
investigadores como Rockart y DeLong, Paller y Laska, Bird, Watson, y
Turban han profundizado en este campo, logrando definir diez factores
críticos de éxito (CSF) clave:
Ø
Apoyo y
compromiso de la alta administración:
La
mayoría de los estudios reconocen la importancia de un patrocinador a
nivel ejecutivo que esté lo suficientemente comprometido con el sistema
para invertirle el tiempo y esfuerzo necesarios para guiar su desarrollo y
la vez entienda sus limitantes.
Ø
Apoyo
Operativo:
Para
afianzar el apoyo por parte del ejecutivo anterior, es necesario contar
con la ayuda por parte del usuario. El líder del proyecto debe de tener
conocimiento tanto técnicos como operacionales en función del negocio,
además de poseer las habilidades de comunicación necesarias para
interactuar con los altos ejecutivos.
Ø
Tecnología apropiada:
Es de gran importancia la selección tanto de hardware como de software en
la aceptación del sistema.
Ø
Administración de los datos:
El sistema, a través de sus usuarios, debe ser capaz de agregar, extraer y
tener datos confiables y accesibles desde medios internos como externos.
Ø
Ligar
claramente el EIS y los objetivos de la empresa:
Debe de existir un claro enlace entre los objetivos de la empresa y los
beneficios del sistema.
Ø
Manejo
de la resistencia organizacional:
La resistencia en toda organización es una causa siempre presente de
fracaso en la implantación de nuevos proyectos. Este asunto se debe
manejar con especial atención, ya que el flujo de datos en un sistema de
información puede llegar a alterar datos que no reflejen la realidad.
Ø
Administración de la evolución y la propagación del sistema:
El uso exitoso del sistema por un usuario o por el ejecutivo mentor se
traduce en la propagación del sistema y nuevas demandas de acceso a él.
Aquí se deberá de contemplar, según evolucione el sistema, cual es el
perfil de necesidades del usuario que solicita nuevos accesos, tomándolo
en cuenta para futuras expansiones.
Ø
Metodología de desarrollo de evolución:
La
manera más común de encontrar la forma en que la tecnología puede dar un
valor al usuario es por medio del método de Prototipo (mostrar, criticar,
mejorar).
Ø
Definir
cuidadosamente los requerimientos de información:
Algo muy importante en este proceso es la definición de los requerimientos
de los usuarios. El éxito aplicara únicamente si estas necesidades son
bien entendidas, lo cual no es una tarea fácil.
Factores de fracaso de un EIS:
Los siguientes son
los factores considerados como “ factores de fracaso” en los sistemas de
Información para Ejecutivos:
Ø
Tecnológicos:
El EIS no es mejor que el sistema original. La tecnología no es adecuada o
es inapropiada. Las interfaces son complicadas o los menús son extensos.
Ø
Soporte:
Los requerimientos de información de los usuarios fueron ignorados. Los
cambios en las necesidades de información de los usuarios no fueron
llevados a cabo. No hay mejoras en los reportes electrónicos. Inadecuado
conocimiento del negocio entre los miembros del equipo de soporte. No
ataca los problemas significativos de la empresa. Falta de disponibilidad
de los datos. Entrega tardía de datos operativos.
Ø
Relacionados con el Usuario:
a)
Limitante de enfoque del EIS a un usuario.
b)
Falta de compromiso de los usuarios.
c)
Falta de claridad del propósito del EIS en el ejecutivo
patrocinador.
d)
No proveer los medios a los ejecutivos parta comunicar ideas.
e)
Usuarios no capaces de comunicar decisiones.
f)
Resistencia organizacional.
Beneficios de un EIS:
Los
sistemas de Información para Ejecutivos tienen un sin fin de beneficios
que a la larga ayudan a la organización, los siguientes son los
principales:
Ø
Información a tiempo:
acceso más rápido, información más exacta, relevante y concisa
Ø
Sensibilidad al medio:
Mejor acceso a la información, aún de datos externos, mejor sensibilidad
al medio, y más información competitiva
Ø
Efectividad de ejecutivos:
Mejora en la comunicación, desempeño mejorado, ahorro en tiempo de
ejecución, mejor presentación de los datos
Ø
Cumplimiento de objetivos estratégicos:
Aumento en radio de control, planeación mejorada, mejor toma de
decisiones, mejor entendimiento de problemas, mejor desarrollo de
alternativas
Ø
Economía:
Ahorro en costos, menos papeleo, mayor respuesta al cambio en las
necesidades del cliente, apoyo de reducción en la organización
El
proceso de desarrollo de un EIS:
El proceso de
desarrollo de un EIS tiene características que lo hacen único.
En primera instancia,
por que es el primer sistema que se desarrolla en la empresa dirigido al
ejecutivo; quien es el usuario de este sistema.
En segundo lugar, las
técnicas utilizadas para el análisis y desarrollo de los tradicionales
Sistemas Transaccionales no necesariamente funcionan en un 100% de manera
similar durante el desarrollo de un EIS.
Es importante tomar
en cuenta los tres pasos a planificar para construir un sistema EIS, los
cuales son:
Ø
Adquisición de datos
Ø
Modelización
Ø
Presentación
Implantación exitosa de un EIS:
La persona que vaya a
tomar una decisión debe tener y desarrollar las siguientes competencias:
Ø
Capacidad de visualizar y declarar problemáticas;
Ø
Capacidad de generar soluciones o abrir nuevas posibilidades; y
Ø
Capacidad de decisión.
Así mismo, para que
un ejecutivo utilice un EIS, debe implantarse considerando los siguientes
factores importantes para asegurar una implantación con éxito del EIS:
Ø
Ejecutivo comprometido e informado con el proyecto.
Ø
Socio
operativo.
Ø
Personal idóneo en el departamento de informática.
Ø
Tecnología apropiada.
Ø
Administración de los datos.
Ø
Relación clara con los objetivos del negocio.
Ø
Manejo
de la resistencia al cambio.
Ø
Administración adecuada de la evolución y expansión del sistema.
Impacto del EIS en el proceso de planeación y control de la organización:
Los sistemas de
información ejecutivos (EIS) han provisto generalmente un nivel más alto
de consolidación y una visión multidimensional de los datos, dado que los
ejecutivos de alto nivel necesitan más de la habilidad de hacer fetas y
dados de esos datos que de perforar hacia abajo para ver los detalles de
los datos.
Los EIS contribuyen
en forma importante a rediseñar y reestructurar los procesos de planeación
y control de una organización.
Las principales
mejoras que pueden lograrse al utilizar este tipo de sistemas son, entre
otras mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos o
divisionales, a través de:
a)
Cambios en el método de recolección de información, lo cual permite
que la Dirección General no se involucre en la obtención de los datos en
forma específica, sino que dirija más su atención al análisis de la
información.
b)
Mejoras en la integridad de los datos.
c)
Acelerar el proceso de obtención la información.
d)
Cambios en la forma de presentar la información, utilizando
técnica nuevas de presentación como gráficas, histogramas, dibujos y
animaciones.
e)
Rediseño de los sistemas actuales de reportes, a través de los
cuales se pone atención en los factores críticos para mejorar el negocio.
Los factores que
motivan la reconceptualización y el rediseño del proceso de planeación y
control son:
Ø
El
funcionamiento rápido de los negocios de hoy implica que el enfoque
tradicional de planeación de períodos de trimestrales esté cambiando;
aunque el período mensual se mantiene en muchos casos, existe la creciente
necesidad de contar con la información semanal o diaria.
Ø
La
disponibilidad de nuevas metodologías, tales como factores críticos de
éxito.
Ø
El
rápido avance en las capacidades del hardware y del software.
Ø
Cambios
en los procesos de planeación y pronósticos.
Ø
Un EIS
fortalece el proceso de planeación y pronósticos de la siguiente manera:
Ø
Automatizando el proceso de planeación de la compañía,
Ø
Creando
aplicaciones de planeación estratégica y análisis competitivo, las cuales
se perfeccionan a través de comunicaciones adecuadas y acceso a las bases
de datos.
Ø
Logrando que los ejecutivos utilicen el sistema para planeación técnica y,
a largo plazo, con aplicaciones que antes fueron concebidas para el
control administrativo.
Ø
Habilidad de realizar análisis específicos utilizando información que está
en las bases de datos.
Ø
Los EIS
deben diseñarse de tal forma que provean a la alta administración la
información que emerja de las bases de datos, de preferencia relacionales.
Software comercial para el desarrollo de EIS:
Existe
una serie de productos de software al alcance de todos para la
planificación estratégica, diseñados para capacitar y ayudar a los
administradores con la planificación estratégica, Sin embargo, algunos
sistemas de apoyo para las decisiones estratégicas son demasiado
complicados, caros o limitados como para ser usados con facilidad por los
gerentes de una empresa. Esto es lamentable porque el proceso de la
administración estratégica debe ser un “proceso de todos” para que tenga
éxito. Por tanto, el software para la planificación estratégica debe ser
sencillo y simple. La sencillez permite la amplia participación de todos
los administradores de una empresa y la participación en esencial para la
buena aplicación de la estrategia.
En la siguiente tabla
se muestra una lista de los principales productos y de sus vendedores:
Producto de software |
Vendedor |
Commander EIS |
Comshare |
Command Center |
Pilot |
Executive Decisions |
IBM |
Executive Edge |
EXECUCOM |
Los sistemas
operativos de server, como Windows NT y Unix han traído la estabilidad
crítica y características poderosas al ambiente de la computación
distribuida. El software de sistema operativo se ha tornado rico en
capacidades y poderoso mientras su precio ha ido cayendo sin pausa.
Con esta combinación,
están ahora disponibles en plataformas operativas baratas conceptos
sofisticados de sistema operativo como memoria virtual, multitarea y
multiprocesamiento simétrico. El desarrollo más importante en computación
desde el surgimiento de la PC es la explosión de Internet y las
aplicaciones basadas en la Web. Apenas ocurrido el hecho, la comunidad de
negocios rápidamente saltó para ponerse a la cabeza. Uno de los campos más
excitantes en la industria de la computación de hoy es el desarrollo de
las aplicaciones Intranet.
Tendencias futuras:
En el pasado, la
falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de las
grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el
mercado tienen la capacidad de integrarse fácilmente con otras
aplicaciones. Existen sistemas que pueden manejar información tanto
interna como externa a la organización.
Las nuevas soluciones
son más flexibles a las necesidades de los usuarios y generalmente giran
en torno de estructuras basadas en los hechos y no solamente basada en los
libros contables. Debido a que estos sistemas financieros dependen del
poder de la computación para manejar los elementos individuales de la
información y procesar las transacciones, permiten que los ejecutivos
desempeñen un rol más estratégico en la organización.
La tecnología de los
EIS está evolucionando muy rápido, y es muy probable que en el futuro los
sistemas sean diferentes de los que se usan actualmente. Algunos puntos
que pueden anticiparse son:
Ø
Una
mejor integración con otras aplicaciones.
Ø
Mejor
software comercial para el desarrollo de EIS.
Ø
Mejores
interfases sistema-ejecutivo.
Puede decirse que los
EIS, además de tablas y gráficas, incluirán voz, video e imágenes, es
decir, integrarán la tecnología de multimedia en sus desarrollo.
Durante la toma de
decisiones y solución de problemas a veces no se reconoce que también
interviene el punto de vista de la persona que ha detectado el problema,
por lo tanto hay situaciones en las que hay que decidir o resolver algo,
siempre y cuando a la persona le "importen " y por lo cual hace juicios
sobre esta.