3.1 LA CUENTA

Siendo la contabilidad financiera el sistema de información que permite la medición de los hechos económicos de un ente susceptibles de ser cuantificados en unidades monetarias para que por medio de un proceso técnico se obtenga información financiera que permita la toma de decisiones respecto al ente y el control de los recursos involucrados en el mismo y en sus operaciones, entonces podremos conceptualizar también la cuenta como el elemento principal de este sistema de información. El conjunto de cuentas que se interrelacionan entre sí y buscan el fin común de proporcionar información financiera para la toma de decisiones y el control de la organización, constituyen en esencia el sistema de información financiero. La cuenta es el .elemento que permite llevar a cabo el proceso de los hechos económicos y su presentación ordenada en Estados Financieros. La cuenta es en esencia un elemento del sistema donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y las disminuciones que sufren los recursos de la empresa, las obligaciones externas e internas, los ingresos y egresos de la empresa como consecuencia de los hechos económicos relacionadas con la misma en desarrollo de su objeto social.

Antes de iniciarse la empresa no existe sistema de información alguno, pues se carece de elementos (cuentas), de relación entre ellos y de objetivo común. Para ejemplarizar la contabilidad financiera como un sistema utilizaremos la Teoría de Grafos aplicada a la Contabilidad [Cuéllar Mejía,1988] para lo cual se indicarán algunas de las notaciones utilizadas en dicha teoría:

Antes de iniciar la empresa se puede tener un plan de cuentas para la misma, en este caso existirían varios vértices o cuentas de la siguiente manera:

En este caso a pesar de contar con los elementos del sistema, vértices o cuentas, no existe sistema alguno, pues no sería más que un conglomerado de cuentas sin relación entre ellas, es decir, no existen arcos que conecten los elementos entre sí, ni números asociados a cada arco que cuantifiquen cada relación

Si establecemos que la empresa denominada "La Gráfica" se constituye el 1 de marzo del 200A aportando el propietario 10 millones de unidades monetarias en una cuenta bancaria, 5 millones en muebles y enseres, 15 millones en mercancías y 20 millones en equipo, entonces ya tendremos un sistema de información financiero, pues los vértices o cuentas se relacionan entre sí, mediante una cuantificación que pretende presentar información financiera útil, generándose el siguiente grafo contable:

Este grafo contable permite obtener información financiera, pues me indica el valor que posee cada vértice o cuenta, el cual no es más que la suma de los números asociados a cada arco que llega al vértice, menos la suma de los números asociados a los arcos que salen del respectivo vértice. La cantidad resultante de estas relaciones es lo que se denomina saldo de la cuenta, que para el caso presentado no es más que los valores que llegaron a cada vértice: Bancos 10 millones, Muebles 5 millones, Equipo 20 millones y Mercancías 15 millones, mientras que del vértice Capital salieron 50 millones. Esta información nos permite obtener un primer estado financiero que denominaremos Estado General Inicial, Balance General Inicial o Posición Financiera Inicial.

La empresa inicia sus operaciones con recursos que ascienden a $50'000.000 de unidades monetarias representados en Bancos, Mercancías, Muebles y Equipo es decir ha adquirido derechos por ese valor y a la vez ha contraído una obligación para con su propietario por $50'000.000. de unidades monetarias la cual hemos denominado Capital.

La empresa ha nacido y es en este momento que se debe aplicar el principio de contabilidad de Entidad o Ente Económico, pues para efectos contables, la actividad económica que realiza el empresario, se debe separar completamente del mismo, aunque jurídicamente la empresa no sea una persona, y sus operaciones no deben confundirse con las del propietario o propietarios de la empresa. Es así como los recursos que inicialmente eran del empresario pasan a ser propiedad de la empresa (adquisición de derechos) pero al mismo tiempo ésta queda obligada con el propietario o propietarios que transfirieron los recursos (obligación interna) cuya exigibilidad será al momento de su disolución y liquidación. Este principio establece que para la contabilidad se debe diferenciar la empresa del empresario y de ninguna manera se deben mezclar las operaciones de una y otro.

La empresa como actividad económica organizada tiene entonces una entidad claramente definida, puede adquirir derechos y contraer obligaciones desde el punto de vista contable, aunque no lo sea desde el punto de vista jurídico, pues es una ficción necesaria para que se puedan organizar los hechos económicos de la misma y esto da origen al principio de dualidad económica. Esto conlleva a afirmar que la empresa como tal no es poseedora de nada en absoluto pues todo lo que tiene, lo debe; bien sea a sus propietarios (obligaciones Internas) o a terceros (obligaciones externas). Entonces el sistema de información financiero se mantiene en equilibrio o dicho en términos técnicos, posee homeóstasis. El equilibrio del sistema, básicamente consiste en que todo lo que tiene la empresa es igual a lo que debe la misma.

Una explicación plausible para aparición de la partida doble (paradigma actual de la contabilidad financiera) es el de la observación cotidiana de algún comerciante de la antigüedad al efectuar sus transacciones realizadas utilizando diversas monedas las cuales lo que interesaba para quien las recibía no era su denominación, sino su peso en metal precioso, oro o plata. Toda operación comercial era finalizada en una balanza de precisión en la cual se colocaba en uno de los platillos las monedas de oro o plata y en el otro los respectivos pesos hasta lograr el equilibrio deseado. Generalmente el comerciante era quien realizaba los registros contables en partida simple, por lo que es de suponer que alguno de ellos en forma genial empezó a realizar dichos registros en la misma forma en que realizaba el pesaje de las monedas, con resultados mejores que con la manera tradicional, iniciándose la costumbre entre los restantes comerciantes hasta generalizarse de la manera expuesta en el primer capítulo.

Esta práctica continuada dio nacimiento al principio fundamental que rige la disciplina contable desde hace más de quinientos años: Principio de Partida Doble, basado en la premisa de que para realizar el proceso contable se requiere manejar una matriz de doble entrada, es decir, para realizar los registros de los hechos económicos se utilizan dos columnas, a semejanza de los dos platillos de la balanza de precisión utilizada en la antigüedad, y el registro que se realice debe mantener el estado de equilibrio u homeóstasis del sistema, por lo cual siempre que se registre un valor en una de las columnas, debe necesariamente registrarse un valor igual en la columna contraria.

Por convencionalismo contable, como son la mayoría de las prácticas de la disciplina, se determinó denominar en el idioma español a la columna de la izquierda DEBE y a la columna de la derecha HABER sin que exista razón vigente alguna para ello, pues estos nombres provienen de los contables de la época del Renacimiento italiano en los inicios de la popularización de la partida doble cuando el comerciante vendía a crédito usaba en sus registros: "Doménico debe la suma de $ XXX" Y en el caso de una compra realizada a crédito registraba "El señor Giovanny confía que le pague la suma de $XXX" confianza en latín es credere de donde se ha derivado las palabras crédito, acreditado, acreedor etc. A través del tiempo en español credere evolucionó a la palabra Haber, pero se conservan para las operaciones del lado derecho las palabras acreditar, crédito.