3.18 LIBROS DE CONTABILIDAD

El Código de Comercio en el Libro Primero en su Título IV dedica tres Capítulos y 26 artículos a los Libros de Comercio. En dicho articulado se establece que los comerciantes deben conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general a las disposiciones del Código de Comercio y a las restantes normas sobre la materia [C. de Co.,1970], determina el deber de todo comerciante de llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales, los requisitos que debe tener la contabilidad, integra a la contabilidad todos los comprobantes de soporte de los asientos y la correspondencia relacionada, obliga a todos los comerciantes a realizar un inventario y un balance general por lo menos una vez al año, determina el asiento en los libros en forma cronológica y la obligación de elaborar comprobantes de contabilidad previamente al registro de cualquier operación, ordena el archivo organizado de los comprobantes de contabilidad, determina la forma de los libros por hojas removibles o series continuas de tarjetas  con numeración, autenticación y orden, enumera las prohibiciones con relación a los libros, y sanciones por infringir las anteriores prohibiciones, obliga a la correspondencia entre libros y los comprobantes de las cuentas, fija el tiempo de conservación de los libros y papeles de comercio, regula la reserva y exhibición de los libros y papeles de comercio, y por último determina la eficacia probatoria de los libros y papeles de comercio.

El Gobierno Nacional tiene la función de expedir los reglamentos sobre principios de contabilidad generalmente aceptados, normas de auditoría generalmente aceptadas, libros, comprobantes y soportes que sirvan de fundamento a los estados financieros, los libros que deban registrarse, requisitos de registro y la entidad ante quien deban efectuarse dicha diligencia, reglas para conservación, consulta, reproducción y destrucción de los libros, comprobantes y soportes, casos en los que se deban presentar estados financieros comparativos, forma de elaboración de los mismos y períodos de comparación, pero existen algunas entidades gubernamentales del orden nacional que mantienen facultades en materia de contabilidad, pero ceñidas al marco conceptual y técnicas generales fijadas por el gobierno [L222,1995. Art. 44].

Todo hecho económico relacionado con la empresa que la contabilidad financiera deba medir, debe tener un sustento en un documento denominado soporte que puede ser interno o externo. En la generalidad de los casos el documento soporte tiene una fuente externa, pero siguiendo a los principios de contabilidad de realización y devengación, el Contador no puede esperar a que se le suministre el documento externo para producir el registro del hecho económico, sino que debe oficiosamente generar un soporte interno que respalde el registro, el cual será provisional hasta que se allegue el soporte externo. Es muy común que el Contador dilate el registro contable hasta recibir el documento externo, violando los mencionados principios y olvidando que el tiene la capacidad y obligación de generar un soporte interno que respalde la operación.

Para su validez todo soporte debe poseer la respectiva fecha de expedición y las firmas de las personas que lo elaboraron y/o autorizaron. Cada soporte debe adherirse al comprobante de contabilidad que origina el asiento o dejar constancia de el en el mismo de manera que pueda verificarse su existencia en el archivo cronológico. El soporte puede estar en idioma distinto del español, si es el de origen.