La cuenta es el elemento principal del sistema de información financiera. La cuenta permite llevar a cabo el proceso contable al anotar en forma clara ordenada y comprensible los aumentos y disminuciones que sufren los recursos de la empresa y sus obligaciones internas y externas así como los ingresos y egresos originados en el desarrollo de su objeto social.

Una manera de presentar el sistema de información financiera así como las relaciones entre sus elementos fundamentales o cuentas es utilizando la teoría de grafos, modelo utilizado hasta ahora en representaciones matemáticas. El registro de los hechos contables en un grafo, muestra las relaciones existentes entre laS cuentas o vértices por medio de arcos que salen o llegan a cada vértice y la cuantificación de la relación por medio del número asociado a cada arco. En un grado contable desaparece el paradigma de la partida doble, lo cual nos indica que pueden existir maneras diferentes de conceptualizar el registro de los hechos económicos diferentes al popularizado desde hace 500 años.

Desde que se constituye la empresa se debe aplicar el principio de contabilidad de Entidad o Ente Contable que consiste en separar la empresa o actividad económica de los propietarios o dueños. La actividad económica se considera un Ente Económico, así no tenga personería jurídica, es capaz de adquirir derechos y contraer obligaciones, pero todos los recursos que posee el ente los adeuda, bien sea a terceros o a sus dueños, lo que constituye el principio de contabilidad de Dualidad Económica.

Por el principio anterior, el ente económico inicia sus actividades en equilibrio y a medida que se suceden los hechos económicos la contabilidad financiera los registra de tal manera que este equilibrio u homeóstasis del sistema se mantenga, para lograr dicho propósito se utiliza el principio de partida doble que consiste en que siempre que se anote un valor en una de las dos columnas se deberá registrar un valor igual en la columna contraria.

Para mantener en forma esquemática el principio de dualidad económica, se utiliza la cuenta T o esquema de mayor, que consiste en representar las dos columnas (Debe y Haber) en cada una de la cuentas para anotar los hechos económicos que las afectan, personalizando cada cuenta a través del nombre de la misma que se ubica encima de los dos brazos de la "T". Registrar una cantidad en el lado izquierdo o Debe se denomina debitar o cargar, si se efectúa en el lado derecho o Haber se denomina acreditar o abonar. La suma de los valores en registrados en cada columna se llama movimiento el cual puede se deudor o acreedor según se realice en la columna izquierdo o derecha. El saldo de la cuenta es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Una cuenta se salda cuando la suma de los movimientos deudor y acreedor son iguales.

En la mecánica contable solo se utilizan números positivos, cuando se quiere restar un valor, simplemente se anota el mismo en la columna contraria a la naturaleza de la cuenta. Una cuenta es de naturaleza débito cuando su saldo siempre se encuentra en la columna Debe, es de naturaleza crédito cuando su saldo está siempre en la columna Haber.

Además de el registro en cuenta T o esquema de diario, la contabilidad utiliza un registro formal denominado esquema de diario, el cual consiste en registrar el hecho económico siguiendo ciertos requisitos obligatorios tales como la fecha de la operación, código de las cuentas, nombre de las mismas, valores afectados al debe y al haber y una descripción breve de la transacción, todo en forma horizontal y manteniendo las sumas iguales en las dos columnas debe y haber para mantener la partida doble.

Las cuentas se clasifican por su función en cuentas Reales o de Balance, Nominales o de Resultado y de Orden. La cuentas Reales o de Balance representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la empresa. Las cuentas Nominales o de Resultado son las que representan los ingresos y egresos producto de las operaciones que la empresa ha tenido durante un período comprendido entre dos fechas. Las cuentas de Orden representan valores no pertenecientes al ente económico pero que en el futuro pueden representar un recurso o una obligación.

Las Reales o de Balance se dividen en cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio. Las de Activo representan los recursos de propiedad del ente económico utilizados para desarrollar su objeto social. Las de Pasivo representan las obligaciones a favor de terceros y a cargo de la empresa, contraídas en el desarrollo de su objeto social. Las de Patrimonio son todas las obligaciones de la empresa para con sus dueños o propietarios.

Las cuentas Nominales o de Resultado se dividen en cuentas de Ingresos Operacionales, Gastos Operacionales, Costos, Ingresos No Operacionales, Gastos no Operacionales. Los Ingresos Operacionales representan los aumentos brutos en el patrimonio originados directamente en el desarrollo del objeto social. Los Gastos Operacionales representan las disminuciones brutas del patrimonio originadas directamente en el desarrollo del objeto social del ente. Los costos son todas las erogaciones o distribuciones del costo de un bien productivo requeridas para producir en forma directa los ingresos operacionales. Los ingresos no operacionales representan los aumentos brutos del patrimonio originados en forma indirecta al desarrollo del objeto social. Los egresos no operacionales representan las disminuciones brutas del patrimonio originadas en forma indirecta al desarrollo del objeto social.

Por su estructura las cuentas se clasifican en cuentas principales o de mayor y cuentas auxiliares.

Con el propósito de estandarizar a nivel nacional la codificación contable se expidió el decreto 2650 de 1993 por el cual se adoptó el Plan Único de Cuentas para Comerciantes.

La ecuación patrimonial resulta de aplicar el principio de dualidad económica al comparar los Activos con el Pasivo y Patrimonio.

Los registros contables deben efectuarse en libros de contabilidad, los cuales están regulados en el Libro Primero Título IV del Código de Comercio. Todo hecho económico registrado por la contabilidad financiera debe estar debidamente soportado y consignado en un comprobante de contabilidad. El libro Diario es el libro de primera entrada y registra en forma cronológica todas las operaciones del ente. El Diario Multicolumnar o Tabular tiene el mismo propósito del Diario pero afecta directamente las cuentas mayores. El libro Mayor y Balances es el libro resumen de las operaciones realizadas durante el mes. Los libros auxiliares sirven para el registro analítico de las operaciones registradas en el Diario Multicolumnar y Mayor y Balances y permite el control de las cuentas mayores. Los libros fiscales son registros exigidos por las autoridades tributarias para el control del los tributos.