DISEÑO
El diseño real del sistema falla al no captar los
requerimientos esenciales del negocio. La información puede no
ser proporcionada lo suficientemente rápido para ser útil;
puede venir en un formato imposible de digerir y usar, o puede
representar los elementos equivocados de datos. La manera en
la cual usuarios no técnicos de negocios deben interactuar con
el sistema puede ser excesivamente complicada y
descorazonadora. Un sistema de información será juzgado como un
fracaso si su diseño no es compatible con la estructura,
cultura y metas de la institución.
DATOS
Los datos en el sistema tienen un alto grado de imprecisión o
de inconsistencia. La información en ciertos campos puede ser
errónea o ambigua: puede no ser fragmentada adecuadamente para
fines de negocios. La información que se requiere para una
función específica de negocios puede ser inaccesible porque los
datos están incompletos.
COSTOS
Algunos sistemas operan muy suavemente (es decir influyen poco
en la organización), pero el costo para implementarlos y
operarlos en su fase de producción queda muy por encima del
presupuesto. Estos gastos excesivos no pueden justificarse por
el valor de negocios demostrado para la institución de la
información que proporcionan.
OPERACIONES
El sistema no opera bien. La información no se proporciona de
manera oportuna y eficiente porque las operaciones de
computadora que manejan el procesamiento de la información se
caen. Las operaciones que abortan con mucha frecuencia conducen
a reprocesos excesivos y programas con retrasos o no cumplidos
para la entrega de la información.
¿Qué puede fallar?
l
Se presupuestan tiempo y dinero insuficientes para las
actividades de conversión, en especial conversión de datos
l
No todas las personas que utilizarán el sistema están
involucradas hasta que da inicio la conversión
l
La capacitación se inicia solamente cuando el sistema está a
punto de ser instalado
l
El sistema entra en operación antes de estar listo por recuperar
costos y retrasos
l
La documentación tanto de sistema como de usuario son
inadecuadas
l
Las evaluaciones de desempeño no se realizan
l
Las provisiones para el mantenimiento son inadecuadas.
PROBLEMAS
COORDINACIÓN:
Desde una perspectiva más global, debe saberse hacia donde se
quiere llegar, qué elementos deben considerarse y qué papel
cumplen las personas en el sistema. Por esto, una de las
primeras acciones ha tomar es coordinar los sistemas de
información que se van a implantar con los objetivos de la
empresa. Se tiene que realizar un estudio de dos factores que
entran a tallar: el negocio y los sistemas existentes.
IMPORTANCIA:
Algunos ejecutivos generales y funcionales piensan que el
desarrollo de sistemas es un tema técnico que sólo debe ser del
interés de las personas técnicas. Esto realmente no es así. La
construcción apropiada de los sistemas resulta necesaria para su
éxito. Los ejecutivos funcionales deben participar en el proceso
de desarrollo y deben entender todas las fases. Es necesario que
participen también en las decisiones relativas a construir o a
comprar y en las de la selección de software. Las metodologías
de desarrollo inapropiadas pueden originar el fracaso del
sistema.
CONSTRUCCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN INTER-ORGANIZACIONALES E
INTERNACIONALES:
La construcción de sistemas que conectan a dos o más
organizaciones, o a una organización que opera en diferentes
países, puede resultar muy complicada. Se necesita un cuidadoso
plan para tales sistemas, considerando diferentes requerimientos
y culturas. Además de la planeación, el análisis, el diseño y
otras fases del desarrollo del sistema, se deben tomar en cuenta
las necesidades de información de las diversas partes. Uno de
los principales problemas con los sistemas internacionales es
que lo que resulta ético o legal en un país no lo es en otro.
ASPECTOS ÉTICOS Y LEGALES:
El desarrollo de sistemas a través de organizaciones y países
podría presentar problemas en cualquier fase del desarrollo.
Existe una especial dificultad con los productos relacionados
con Internet, donde la legislación continúa evolucionando.
PARTICIPACIÓN DEL USUARIO:
Los usuarios directos e indirectos de un sistema, probablemente
serán los individuos que conocen más acerca de los
requerimientos y de cuáles alternativas serán las más efectivas.
Así mismo, los usuarios resultan los más afectados por un nuevo
sistema de información. Los analistas y diseñadores de estos
mismos, por otro lado, es probable que sean los individuos que
más saben acerca de los aspectos técnicos y de la administración
de datos, así como los que cuentan con más experiencia para
llegar a las soluciones viables de los sistemas. Se vuelve
crucial la combinación adecuada del involucramiento del usuario
y de la pericia de los desarrolladores de los sistemas de
información.
MÉTODOS TRADICIONALES VERSUS LA ELABORACIÓN DE PROTOTIPOS:
El método de desarrollo tradicional acentúa el desarrollo rígido
y detallado con puntos de decisión establecidos; la elaboración
de prototipos destaca el desarrollo flexible basado en el uso
real de sistemas parcialmente funcionales. La experiencia ha
demostrado que el método tradicional puede ser mejor en
situaciones de bajo riesgo, entornos estables y de tecnología
simple; la elaboración de prototipos con frecuencia resulta más
conveniente en las condiciones opuestas.
La
flexibilidad es particularmente importante a la estrategia del
sistema porque la organización está interesada (al mayor grado
posible) en la implementación a la medida de la empresa para
poder aprovechar y crear ventajas competitivas.
USO DE HERRAMIENTAS POR PARTE DE LOS DESARROLLADORES:
Las
herramientas técnicas y de desarrollo pueden asegurar que los
creadores consideren todos los factores necesarios y
estandaricen el desarrollo, la documentación y las pruebas. Al
forzar su uso, en cambio, tal vez se restrinja innecesariamente
la innovación, la eficiencia en el desarrollo y la productividad
personal.
PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTO:
Los
sistemas de información e construyen fundamentalmente para que
la gente los use. Sin embargo, ésta puede reaccionar ante los
nuevos sistemas de maneras inesperadas, haciendo inútiles
incluso a los que mejor se han diseñado técnicamente. Los
cambios que surgen con los sistemas de información necesitan
manejarse con eficacia. Es de especial interés el aspecto de
motivación de los programadores para que aumenten su
productividad aprendiendo nuevas herramientas y reutilizando los
módulos preprogramados.
DESARROLLO PERPETUO:
Los
sistemas de información se diseñan para satisfacer las
necesidades organizacionales. Cuando no las cumplen exactamente
o estas necesidades cambian, los sistemas tienden a volver a
desarrollarse. Diseñar y construir un sistema puede constituir
un gran gasto, aunque el desarrollo perpetuo para mantener la
utilidad de un sistema suele resultar un gasto mucho mayor.
PERSONALIZACIÓN:
Muchos proyectos han fracasado porque sus contenidos no se
adecuan a las demandas de los usuarios. Esto no es fácil, ya que
a veces la palabra personalización es casi tan genérica como los
propios portales. Es preciso tener claro por qué se quiere
personalizar, quienes son los usuarios potenciales y qué se sabe
acerca de ellos.
AGREGACIÓN DE CONTENIDOS: Entendida como
simplificación, es decir, la reducción de puntos de acceso que
tiene que utilizar el usuario para interactuar con la
organización. Cuantos más contenidos agregados haya, más fácil
le resultará a usuario acceder a la información y servicios.
PRESENTACIÓN/NAVEGACIÓN:
La interfaz
de usuario va cobrando cada vez más importancia. Una de las
características de la nueva Internet es que el diseño y la
facilidad de navegación pasan a un primer plano, a diferencia
del pasado reciente, en que tales aspectos se han tenido poco en
cuenta.
GESTIÓN DE CATEGORÍAS Y CLASIFICACIÓN:
Generalmente los portales disponen de un directorio de
categorías por el que se puede navegar hasta dar con la
información deseada. Existen técnicas que permiten realizar esta
categorización de forma automática.
BUSINESS INTELLIGENCE:
Existen diferentes productos y soluciones que permiten integrar
y estructurar los datos para obtener informes sobre las
peticiones de información. Hay que evaluar la forma en la que el
usuario va a acceder a datos y ajustar la respuesta a esas
necesidades (datos pre-empaquetados, informes predefinidos o
informes personalizados).
COLABORACIÓN:
Los
conceptos de espacios para trabajo en grupo y comunidades están
surgiendo con fuerza en los portales, como un medio para
facilitar la compartición de recursos y fuentes de información
entre personas implicadas en un mismo proyecto.
INTEGRACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO/FLUJOS DE TRABAJO:
El usuario del portal debe ser visto como alguien que participa
de alguna manera en los procesos de negocio de la compañía. Por
ello es preciso que la interacción usuario/web esté integrada
con los sistemas de negocio.
CAPACIDADES DE ADMINISTRACIÓN CENTRALIZADA:
La capacidad de administrar de forma centralizada los recursos
de la empresa es una característica clave del portal
corporativo. La administración debe estar basada en navegador.
INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA:
Un sistema de ERP está basado en tecnología avanzada. En la
mayoría de las empresas, el movimiento al nuevo sistema requiere
remplazar la infraestructura existente. Esta actividad
incrementa en un grado considerable el riesgo del proyecto, ya
que envuelve una importante inyección de capital adicional,
habilidades de especialización y en algunos casos la posibilidad
de para el negocio temporalmente para la implementación. Por eso
esta posibilidad debe ser considerada en el comienzo mismo del
proyecto.
INTENSIDAD DE LA RELACION CON EL PROVEEDOR DEL SISTEMA:
Lo cual puede variar dependiendo del tamaño del sistema que se
está implementando. Pero de cualquier manera, dada la
importancia que tiene para la empresa la exitosa implementación
del sistema, la relación con el diseñador del paquete se vuelve
muy intensa. El éxito del proyecto es altamente dependiente de
que esta sea una buena relación. Otro factor que sale a relucir
durante la implementación es el grado de experiencia del
proveedor con empresas similares. Tener un alto grado de
dependencia con un proveedor de software puede incrementar el
riesgo; un factor importante entonces se vuelve que tratemos con
una empresa financieramente estable.
ÉXITO DE UN SISTEMA
MEDIDA DEL ÉXITO DEL SISTEMA
¿Cómo se puede saber si un sistema tiene éxito o no?. Se han
desarrollado diferentes criterios, pero las siguientes medidas
de éxito de un sistema y que se consideran como las más
importantes son las siguientes:
1. Nivel elevado de uso del sistema,
medidos por usuarios entrevistados con cuestionarios o
parámetros de seguimiento como el volumen de operaciones en
línea.
2. Satisfacción de los usuarios con el sistema,
medida mediante cuestionarios o entrevistas.
3. Actitudes favorables de los usuarios
hacia los SI y el personal de los SI.
4. Objetivos alcanzados,
el grado al que el sistema cumple con las metas establecidas.
5. Recuperación financiera
para la institución, ya sea mediante la reducción de costos o
al incrementar las ventas de las utilidades.
CAUSAS DEL ÉXITO Y FRACASO EN LA IMPLANTACIÓN
Se ha encontrado que el resultado de la implantación puede
quedar determinado por los siguientes factores:
-
El papel
de los usuarios en el proceso de implantación.
-
El grado
de apoyo directivo para el esfuerzo de la implantación.
-
El nivel
de riesgo y complejidad del proyecto de implantación.
-
La
calidad del proceso de implantación.
Los investigadores han identificado tres dimensiones claves
que influyen sobre el nivel de riesgo:
1. Dimensiones del proyecto:
mientras más grande sea un proyecto, mayor será el riesgo.
2. Estructura del proyecto:
Algunos proyectos son mucho más estructurados que otros, sus
requerimientos son claros y directos de manera que los
resultados y los procesos pueden definirse fácilmente. Tales
proyectos operan a un riesgo mucho menor que aquellos cuyos
requerimientos no están más que relativamente definidos, son
fluídos y constantemente cambiantes.
3. La experiencia con la tecnología:
El riesgo del proyecto crecerá si el equipo del proyecto y el
personal de sistemas de información carecen de conocimientos
técnicos.
COMPLEJIDAD DE LOS SISTEMAS
El más
simple de los sistemas incluye una aplicación que pueda ser
operada independientemente de las otras aplicaciones
organizacionales o que tenga una interfase altamente amigable
para el usuario. Un sistema de alta complejidad incluye muchas
aplicaciones que están internamente enlazadas y a su vez
enlazadas con otros sistemas en la organización. Usualmente la
dificultad de esos sistemas es mantener la integridad de esos
enlaces. Un sistema de ERP es uno de los sistemas más complejos
en la actualidad dentro de la categoría de sistemas de
información, incluye una amplia gama de aplicaciones que dan
servicio a diferentes procesos organizacionales. El grado de
diferenciación entre estas aplicaciones es alto y el grado de
dificultad de implementar y mantener cada una de ellas es
diferente. Complejidad lleva consigo el alto riesgo. Debido a
esto, una de las tareas más importantes en el comienzo del
proyecto es definir las fronteras y los alcances del sistema,
para poder hacer que toda la implementación gire en torno a
estos límites previamente definidos.
