INTRODUCCIÓN

Toda compañía busca mayor competitividad y reducción de sus costos operativos. Esta situación, relacionada con la absoluta necesidad de construir una masa crítica viable en casi todos los segmentos de los negocios – imponiendo así mayores volúmenes de escala para la producción y los servicios – y con la satisfacción de los requerimientos crecientes y cada vez mas sofisticados de los clientes, a generado la oportunidad de desarrollar soluciones tecnológicas que puedan coadyuvar a los cambios radicales que requieren los procesos de negocios, para encarar esta realidad nueva y cambiante del mercado.

El negocio de implementación de los paquetes de software integrados – o negocios de paquetes de sistemas de gestión integrados - es la estrella de este nuevo escenario. No hace mucho tiempo, la mayoría de las corporaciones desarrollaban por sí mismas “sistemas gerenciales de información”, tratando de implementar algo perfectamente diseñado y adaptado a sus requerimientos de negocios “únicos”.

DESARROLLO Y REQUERIMIENTOS

Las cosas han cambiado rápidamente. Y la importancia radica en la implementación del paquete mas apropiado. A medida que la tecnología se torna más fácil de usar, lo que implica una arquitectura técnica más compleja detrás de lo que el usuario “ve” (a fin de lograr la simplicidad operativa), el desarrollo de sistemas de gestión requiere especialistas, mayores montos de inversión, herramientas de productividad y metodología comprobadamente útil. Una vez implementada esta tecnología todo se transforma en algo más simple e intuitivo.

LA IDEA DE ADQUISICIÓN DE LA NUEVA TECNOLOGÍA

Actualmente muchas compañías están perdiendo competitividad por emplear sistemas caros y próximos a la obsolescencia.

Hay muchos factores que llevan a las empresas a considerar seriamente la posibilidad de sustituir sus sistemas de información por paquetes de tecnología, sin embargo, la mayor parte de los casos se originan al verificar que la empresa necesita reducir sus costos para seguir siendo competitiva; otro factor que influye en esta decisión de implementación es la constatación de que todos, están siguiendo este camino.

El punto es que –la calidad de la información x el costo de los sistemas actuales- es la cuestión básica que deben considerar los ejecutivos de una empresa cuando evalúan la hipótesis de una inversión. El concepto de calidad de la información puede desdoblarse en varios ítems fundamentales.

ÍTEMS FUNDAMENTALES

·         Los sistemas actuales son herramientas de trabajo, insertas en los negocios   de la empresa, intrínsecamente ligadas a las actividades operativas y   gerenciales, o funcionan más como un registro de lo ocurrido para un posterior (a veces muy posterior) análisis?.

·         ¿La confiabilidad de la información generada por el sistema es incuestionable o depende de conciliaciones, revisiones o incluso “ajustes”?

·         ¿La evaluación de los negocios se basa directamente en los resultados obtenidos por el sistema o a partir de informes generados a posteriori (normalmente a costa de mas esfuerzo)?

·         ¿Los distintos procesos del negocio están naturalmente integrados (planeamiento, financiero, producción, etc..), o funcionan como compartimentos estancos?

·         ¿Los sistemas actuales son realmente utilizados en el proceso de planeamiento de la empresa?

·         ¿El papel de la tecnología (los sistemas) en las empresas cambio, de simple apoyo a las operaciones a integrante de la verdadera esencia del negocio?

COSTOS DE RENOVACIÓN VS. BENEFICIO

Un sistema integrado bien elegido y bien implementado suele pagarse en períodos relativamente cortos, de entre 6 y 30 meses.

Este corto período de retorno sobre la inversión se basa generalmente en una reducción promedio de 30% en los costos administrativos.

 Es recomendable  realizar un pequeño estudio de viabilidad del proyecto, para cuantificar algunos de los beneficios potenciales que el proyecto podrá aportar. Este estudio es una forma de sensibilizar a los directivos para obtener el compromiso y crear un clima favorable al desarrollo de los trabajos. 

En que va a salir ganando la empresa con la adquisición de un nuevo sistema integrado?

“Siembra beneficios y cosecharás bendiciones” (Richard Palma).

OBJETIVOS DEL SISTEMA OPERATIVO

·         Disminuir drásticamente el tamaño y el costo del área de informática de la empresa.

·         Descentralización del procesamiento de la información, para que la información se torne disponible en tiempo real.

·         Proveer las herramientas de tecnologías que permitan simplificar sustancialmente las funciones contables, financieras, fiscales, administrativas de forma general y de generación de información para la toma de decisión.

·         Alcanzar el mejor equilibrio entre la descentralización y el control.

·         Atender en tiempo y forma las necesidades de los clientes del negocio.

ROMPER CON RESISTENCIAS Y PARADIGMAS

Los hombres harían mayores cosas si no juzgaran imposibles tantas Cosas”(Malesherbes). 
La iniciativa de adquirir nueva tecnología no es, en general una idea que en la empresa todos  comparten desde el comienzo. Hasta hace algunos años, ese hecho no era un gran problema, pues el proceso de adquisición se daba en forma aislada, “por departamento”, y no era necesario preocuparse demasiado por la reacción del resto de la empresa. 

Con la aparición, y osaría decir, la necesidad absoluta de considerar la tecnología integrada, es necesario vender la idea a los líderes y formadores de opinión de todas la áreas 

Una forma de organizar este proceso es la de imponer la idea de que “el proyecto es de todos”, formando un “comité” de decisión, formado por personas clave de distintas áreas, reconocidos y respetados como líderes y formadores de opinión. El papel de dicho “comité” será tomar la decisión final, que se eleva a los directivos de la empresa. 

¿CÓMO PLANEAR EL PROCESO DE SELECCIÓN?

Considerando que la decisión deberá ser tomada en un intervalo de tiempo relativamente corto (en la mayoría de las empresas este se estima entre 3 y 6 meses), es mejor dedicar mas tiempo a un menor número de productos, a fin de poder analizarlos con mayor profundidad. 

Para ellos es necesario establecer un criterio, el que se denomina preliminar y pueden ser:

·         ¿El producto tiene una amplia base instalada?

·         ¿El proveedor proveerá el mantenimiento local?

·         ¿El producto tuvo éxito en otros países?

·         ¿Provee herramientas de customización?

·         ¿El proveedor tiene una base firme de posicionamiento en el  ambiente?

EL ROL DE LA EMPRESA

Una de las responsabilidades mas importantes que le caben a la empresa, es la de “aprender” y “aprehender”, a fin de ganar una independencia razonable, la que le permita en el futuro  pedir soporte adicional solo ante problemas difíciles, que justifique el costo de la asesoría.

Para poder concluir con el punto anterior esta deberá proveer recursos humanos y tiempo acordes a la envergadura del proyecto, esto es destinar personas potencialmente capaces para integrar el equipo de implementación y reajustar las prioridades para que estos obtengan una capacitación adecuada. 

EL PAPEL DE LOS OTROS PARTICIPANTES

Aparte de la empresa, de la empresa de consultoría - que forman la “troupe” del espectáculo – se incorporan normalmente algunos coayudantes que tendrán participación puntual en el proyecto, como ser: 

        El especialista en redes.

        El proveedor de las herramientas de desarrollo.

        El proveedor de comunicaciones.

        Proveedores de sistemas operativos .

Todos ellos pueden agregar un significativo valor a los trabajos en función de sus especialidades.

DETERMINACIÓN DE  ... ¿QUIÉNES SOMOS Y A DÓNDE VAMOS?

“El futuro no es lo que se teme, es lo que se emprende”(Carlos Lacerda) 
No existen dos proyectos de implementación de tecnología iguales, aunque se emplee el mismo producto de software y la misma tecnología de base, siempre se encontrarán diferencias. Las personas serán diferentes, las organizaciones serán diferentes y cada una tendrá sus particularidades e inquietudes.

La primera actividad de un proyecto de implementación por lo tanto será la de proveer al equipo encargado de los trabajos de un conocimiento uniforme y suficientemente detallado acerca de la empresa y de sus negocios. Es preciso que los consultores conozcan el escenario del proyecto, para determinar donde están los cuellos de botella, cuando tiene lugar los picos de trabajo y donde están los extremos de prueba.

LOS SISTEMAS Y LOS PROCESOS ACTUALES

La implementación de un paquete de software por ejemplo significa la sustitución de algunos sistemas y procesos actuales, para la posterior adopción de  ciertos procedimientos y controles de acuerdo con las nuevas funcionalidades que estarán disponibles.

Entonces, es necesario analizar también como están funcionando dichos circuitos, los profesionales que realicen esta tarea deberán conocer muy bien el paquete que implementarán, para percibir cuales son los tipos de operaciones mas frecuentes, como se relacionan con el resto de la empresa y que informaciones son críticas para la gestión de esa función.

EL ENTRENAMIENTO DE LOS USUARIOS CLAVE

Ellos son las personas que realmente aprobarán la nueva forma de trabajo que el paquete proporcionará, para eso, es necesario que estén capacitados en detalle como para comprender cada una de las funcionalidades del nuevo método de trabajo. Este tipo de entrenamiento, para el caso de los paquetes de software integrados, estarán dictados por el proveedor del paquete, quien utiliza el material estándar desarrollado para su programa de cursos. Para un paquete de cierta complejidad, este tiempo se mide generalmente en semanas, lo que requiere  cierta dedicación que los usuarios de la empresa deberán brindar al proyecto.

Al capacitar a este tipo de usuarios, transferiremos el conocimiento a un equipo de personas que a su vez multiplicarán  la capacitación derramándola por toda la organización a lo largo de la vida útil del proyecto.

CUSTOMIZACIÓN DE UN PAQUETE STANDARD

Primeramente se deberá entender que el proceso de customización no es tan solo una tarea en el proyecto de implementación, es un pequeño (a veces grande) proyecto en sí mismo, y como todo proyecto, exige planeamiento, asignación de recursos y acompañamiento. Para este caso en particular la Gerencia deberá plantear definiciones de diseño, programación y test.

En los paquetes de software integrados actuales por ejemplo, es casi imposible pensar en customizaciones sin involucrar al proveedor del producto, los que en general tiene personas dedicadas a esa tarea.

 Es importante destacar que actualmente existen empresas que se especializan en desarrollar customizaciones  para productos específicos, transformando esta actividad en el “core” de su negocio.

IDENTIFICAR LAS INTERFASES

Durante esta fase del proyecto solo se necesita identificar los sistemas externos al proyecto que deberán ser  “interfaseados” por algunas de las razones que a continuación enumeramos: 

·         El sistema nuevo necesita información que generan otros sistemas externos

·         Los sistemas externos necesitan de los producidos del nuevo sistema

Este análisis generará una lista de programas que deberán desarrollarse y, probablemente una lista de procedimientos que sufrirán algún impacto cuando la interfase esté en producción.

SEGURIDAD Y CONTROL

·         Señales individuales que limitan lo que un usuario puede hacer en el sistema.

·         Controles automáticos que impiden un lanzamiento para un día o mes prefijados.

·         Controles que exigen niveles de aprobación para transacciones que superen cierto valor.

·         Programas de cierre que verifican si se cumplieron todos los requisitos definidos antes de ser liberados.

¿CÚAL ES LA EXPECTATIVA SOBRE LOS RESULTADOS QUE DEBEN OBTENERSE?

El objetivo del proyecto de implementación de un paquete de software, no es simplemente que el paquete funcione en la empresa tal como fue diseñado, sino hacer que funcione de manera que pueda proporcionar los resultados que los inversionistas del proyecto imaginaron cuando consideraron que esa era una inversión viable y necesaria.

La importancia de entender las expectativas de la empresa sobre el proyecto, reside no solo en la comprensión de esa expectativa en sí, sino en su “calibración” antes de que las cosas comiencen a suceder: los conductores del proyecto – consultores y personal interno – necesitan mostrar los que se puede esperar como resultado, y lo que no es posible esperar, así como lo que no se espera pero merecería desearse, pues va a ocurrir.

 CONCLUSION FINAL

·         El factor humano es el motor del éxito de proyecto. Aún la mejor tecnología, depende completamente de cómo la gente es capas de implementarla y usarla.

·         Contar con la mejor gente es incluso más importante que seleccionar la mejor tecnología.

·         La implementación del paquete de software en el negocio significa, sobre todo, asociación. Los gerentes corporativos, el equipo de información tecnológica, los usuarios clave y los usuarios finales de la tecnología de la información, los consultores comerciales externos y los especialistas deben todos trabajar en equipo, y crear las mejores condiciones posibles para lograr el éxito del proyecto.