Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría".
Esta clave recibe el nombre de índice y mediante él se puede saber de qué papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo.
En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles modificaciones.
Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los siguientes:
q Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las cuentas de Activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas de Resultado llevarían números arábigos ascendentes.
q Índice Alfabético Doble: A las cédulas sumarias se les asigna una letra mayúscula, y a las cédulas analíticas dos letras mayúsculas.
q Índice Alfabético Doble Numérico: Es una combinación de los sistemas Numérico Alfabético y Alfabético Doble. pues se le asigna una letra mayúscula a las cédulas sumarias de Activo y doble letra mayúscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cédulas analíticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un número arábigo progresivo. Las cuentas de Resultados se indexan con números arábigos en múltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilización por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.
q Índice Numérico: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas analíticas números fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como índice numérico el código asignado a las cuentas por el Plan Único de Cuentas PUC
q Índice Decimal: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos en múltiplos de 1000 y a las cédulas analíticas números arábigos dependientes de los de las sumarias en múltiplos de 100.
q Índice del Plan Único de Cuentas: Este método consiste en asignar como índice el código correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan Único de Cuentas. El índice de las hojas de trabajo tendría un dígito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6 y Costos de Producción o de Operación 7. El índice de las cédulas sumarias tendría dos dígitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El índice de las cédulas analíticas puede tener de 4 a 6 dígitos: Caja 110505, Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505 etc. Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del índice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar índices con demasiados dígitos en los niveles de cédulas analíticas y subanalíticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas.
Ejemplo del índice Alfabético Doble Numérico y el índice Numérico:
|
NOMBRE DE LA CÉDULA |
TIPO DE CÉDULA |
ÍNDICE ALFABETICO DOBLE NUMERICO |
ÍNDICE NUMERICO PUC |
|
Balance General Activo |
Hoja de Trabajo |
BG/1 |
1 |
|
Balance General Pasivo |
Hoja de Trabajo |
BG/2 |
2 |
|
Balance General Patrimonio |
Hoja de Trabajo |
BG/3 |
3 |
|
Estado de Resultados Ingresos |
Hoja de Trabajo |
PyG/1 |
4 |
|
Estado de Resultados Egresos |
Hoja de Trabajo |
PyG/2 |
5 |
|
Estado de Resultados Costo de Ventas |
Hoja de Trabajo |
PyG/3 |
6 |
|
DISPONIBLE |
Sumaria |
A |
11 |
|
CAJA GENERAL |
Analítica |
A1 |
110505 |
|
Caja General Oficina Principal |
Sub-analítica |
A1/1 |
110505-01 |
|
Caja General Sucursal A |
Sub-analítica |
A1/2 |
110505-02 |
|
CAJAS MENORES (Fondos Fijos) |
Analítica |
A2 |
110510 |
|
Caja Menor Oficina Principal |
Sub-analítica |
A2/1 |
110510-01 |
|
Caja Menor Sucursal A |
Sub-analítica |
A2/2 |
110510-02 |
|
BANCOS |
Analítica |
A3 |
111005 |
|
Banco X Cuenta nnnnn1 |
Sub-analítica |
A3/1-1 |
11100501-01 |
|
Banco X Cuenta nnnnn2 |
Sub-analítica |
A3/1-2 |
11100501-02 |
|
Banco Y |
Sub-analítica |
A3/2-1 |
11100502-01 |
|
INVERSIONES |
Sumaria |
B |
12 |
|
ACCIONES |
Analítica |
B1 |
120505 |
|
Acciones Z |
Sub-analítica |
B1/1 |
12050501 |
|
DEUDORES |
Sumaria |
C |
13 |
|
CLIENTES |
Analítica |
C1 |
130505 |
|
Cliente A |
Sub-analítica |
C1/1 |
130505-001 |
|
Cliente B |
Sub-analítica |
C1/2 |
130505-002 |
|
INVENTARIOS |
Sumaria |
D |
14 |
|
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA E. |
Analítica |
D1 |
1435 |
|
Articulo M |
Sub-analítica |
D1/1 |
143505-001 |
|
Articulo N |
Sub-analítica |
D1/2 |
143505-002 |
|
PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS |
Sumaria |
E |
15 |
|
TERRENOS |
Analítica |
E1 |
150405 |
|
Terreno P |
Sub-analítica |
E1/1 |
150405-01 |
|
Terreno Q |
Sub-analítica |
E1/2 |
150405-02 |
|
CONSTRUCCIONES EN CURSO |
Sumaria |
E2 |
150805 |
|
Construcción W |
Analítica |
E2/1 |
150805-01 |
|
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES |
Sumaria |
E3 |
151605 |
|
Edificio R |
Analítica |
E3/1 |
15160501 |
|
INTANGIBLES |
Sumaria |
F |
16 |
|
CRÉDITO MERCANTIL |
Analítica |
F1 |
160505 |
|
MARCAS |
Analítica |
F2 |
160510 |
|
Marca Alfa |
Sub-analítica |
F2/1 |
160510-01 |
|
Marca Beta |
Sub-analítica |
F2/2 |
160510-02 |
|
DIFERIDOS |
Sumaria |
G |
17 |
|
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO |
Analítica |
G1 |
1705 |
|
Intereses |
Sub-analítica |
G1/1 |
170505 |
|
Seguros y Fianzas |
Sub-analítica |
G1/2 |
170520 |
|
VALORIZACIONES |
Sumaria |
H |
19 |
|
DE INVERSIONES EN ACCIONES |
Analítica |
H1 |
190505 |
|
OBLIGACIONES FINANCIERAS |
|
AA |
21 |
|
SOBREGIROS BANCO X |
|
AA1 |
21050101 |
|
Cuenta nnnnnn1 |
|
AA1/1 |
21050101-01 |
|
Cuenta nnnnnn2 |
|
AA1/2 |
21050105-05 |
|
SOBREGIROS BANCO Y |
|
AA2 |
21050102 |
|
PAGARÉS BANCO X |
|
AA3 |
210510-01 |
|
PAGARÉS BANCO Y |
|
AA4 |
210510-02 |
|
PROVEEDORES |
|
BB |
22 |
|
PROVEEDORES NACIONALES |
|
BB1 |
220505 |
|
PROVEEDOR A |
|
BB1/1 |
220505-01 |
|
PROVEEDOR B |
|
BB1/2 |
220505-02 |
|
PROVEEDOR C |
|
BB1/3 |
220505-03 |
|
CUENTAS POR PAGAR |
|
CC |
23 |
|
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR |
|
CC/1 |
2335 |
|
RETENCION EN LA FUENTE |
|
CC/2 |
2365 |
|
IVA RETENIDO |
|
CC/3 |
2367 |
|
RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA |
|
CC/4 |
2370 |
|
ACREEDORES VARIOS |
|
CC/5 |
2380 |
|
IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS |
|
DD |
24 |
|
DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VFC |
|
DD/1 |
240405 |
|
IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR |
|
DD/2 |
2408 |
|
DE INDUSTRIA Y COMERCIO |
|
DD/3 |
2412 |
|
OBLIGACIONES LABORALES |
|
EE |
25 |
|
SALARIOS POR PAGAR |
|
EE/1 |
2505 |
|
CESANTÍAS CONSOLIDADAS |
|
EE/2 |
2510 |
|
INTERESES SOBRE CESANTÍAS |
|
EE/3 |
2515 |
|
PRIMA DE SERVICIOS |
|
EE/4 |
2520 |
|
VACACIONES CONSOLIDADAS |
|
EE/5 |
2525 |
|
INDEMNIZACIONES LABORALES |
|
EE/6 |
2540 |
|
PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES |
|
FF |
26 |
|
CESANTÍAS |
|
FF1 |
201005 |
|
INTERESES SOBRE CESANTÍAS |
|
FF2 |
201010 |
|
VACACIONES |
|
FF3 |
201015 |
|
PRIMA DE SERVICIOS |
|
FF4 |
201020 |
|
CAPITAL SOCIAL |
|
GG |
31 |
|
SUPERAVIT DE CAPITAL |
|
GG1 |
32 |
|
RESERVAS |
|
GG2 |
33 |
|
REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO |
|
GG3 |
34 |
|
RESULTADOS DEL EJERCICIO |
|
GG4 |
36 |
|
RESULTADOS DE EJERCICIOS ANT. |
|
GG5 |
37 |
|
SUPERAVIT POR VALORIZACIONES |
|
GG6 |
38 |