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ART. 123.— Soportes.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables
según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben
documentarse mediante soportes, de origen interno o externo,
debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en
ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad
respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia,
conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que
sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan
otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones
en los libros auxiliares o de detalle.
ART. 124.— Comprobante de contabilidad.
Las
partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se
asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar
respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados
previamente.
Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los
soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados
consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de
las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de
las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
La descripción de las cuentas y de las transacciones puede
efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el
cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de
códigos o símbolos utilizados según el concepto a que
correspondan.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes
periódicos, a lo sumo mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida
correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en
aquel en que se registren en orden cronológico todas las
operaciones.
ART. 125.— Libros.
Los estados financieros deben ser
elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren
asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se
garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con
el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y
continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de
libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a
la de sus operaciones,
se deben llevar los libros necesarios para:
1.
Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma
individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2.
Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por
cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el
movimiento de los diferentes establecimientos.
3.
Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de
capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
4.
Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin
se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
a.
Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren
en los libros de resumen en forma global;
b.
Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las
actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere
decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
c.
Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las
cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir
las transacciones, con indicación de las adiciones,
modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una
y otras;
d.
Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por
grupos homogéneos, y
e.
Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados
sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
5.
Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos
colegiados de dirección, administración y control del ente
económico.
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
ART. 126.— Registro de los libros.
Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los
libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento,
ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su
domicilio principal.
En el caso de los libros de los establecimientos, éstos se deben
registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde
funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e
identificándolos con la enseña del establecimiento.
Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros
auxiliares no requieren ser registrados.
Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un
nuevo libro se requiere que:
1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o
2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente
económico.
Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio
libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo,
o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se
debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia
auténtica del denuncio correspondiente.
Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las
series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un
sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir
los libros presentados para su registro que no hubieren sido
reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción.
ART. 127.— Lugar donde deben exhibirse los libros.
Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente
económico.
ART. 128.— Forma de llevar los libros.
Se
aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable,
además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar
las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales
se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras,
computadores o similares.
El ente económico debe conservar los medios necesarios para
consultar y reproducir los asientos contables.
En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes
de contabilidad que los respalden.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares,
deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su
saldo.
En los libros está prohibido:
1.
Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a
que éstos se refieren.
2.
Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto
de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de
contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no
se consideran "espacios en blanco" los renglones que no es posible
utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de
control incluyan la integridad de las partidas que se han
contabilizado.
3.
Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4.
Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5.
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los
libros.
PAR.—Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los
libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando
en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este
artículo.
ART. 129.— Inventario de mercancías.
El
control de las mercancías para la venta se debe llevar en
registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos
homogéneos, por lo menos los siguientes datos:
1.
Clase y denominación de los artículos.
2.
Fecha de la operación que se registre.
3.
Número del comprobante que respalda la operación asentada.
4.
Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas,
retiradas o trasladadas.
5.
Existencia en valores y unidad de medida.
6.
Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido,
retirado o trasladado.
7.
Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que
resulten de la comparación del inventario físico con las unidades
registradas en las tarjetas de control.
En todos los casos cuando en los procesos de producción o
transformación se dificulte el registro por unidades, se hará por
grupos homogéneos.
Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de
mercancías para la venta el cual contendrá una relación detallada
de las existencias con indicación de su costo unitario y total.
Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro
detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de
artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros
auxiliares.
Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que
preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado
para tal efecto.
PAR.—Cuando el costo de ventas se determine por el juego de
inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los
datos señalados en los numerales 5º, 6º y 7º de este artículo.
ART. 130.— Libro de accionistas y similares.
Los
entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o
electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso
diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro
auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para
identificar adecuadamente cada movimiento.
Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro,
registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el
inciso anterior.
ART. 131.— Libros de actas.
Sin
perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes
económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus
órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal
caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una
numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.
Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por
la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y
secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales
omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar
decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por
el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado
para el efecto.
ART. 132.— Corrección de errores.
Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una
anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro
mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su
corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos
la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable
de la anotación con indicación de su nombre completo.
ART. 133.— Exhibición de libros.
Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se
debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio
principal del ente económico, en presencia de su propietario o de
la persona que éste hubiere designado expresamente para el efecto.
Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para
establecer los activos y las obligaciones derivadas de las
actividades propias de cada establecimiento, la exhibición se debe
efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace
relación con las operaciones del establecimiento.
Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya
exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los
hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos
es admisible la confesión, salvo que aparezca probada y
justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria.
Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren
en las oficinas o establecimientos del ente económico, éste puede
demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los
tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En
tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el
funcionario señale.
En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:
1.
Lo
que se pretende probar.
1.
La
fecha aproximada de la operación.
2.
Los
libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer
registradas las operaciones.
En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los
comprobantes y soportes del asiento que se examine.
La exhibición y examen general de los libros y papeles de un
comerciante previstos en el artículo 64 del Código de Comercio
también procederá en el caso de la liquidación de sociedades
conyugales, cuando uno o ambos cónyuges tengan la calidad de
comerciante.
ART. 134.— Conservación y destrucción de los libros.
Los
entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros
de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los
comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la
correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben
conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados
desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento,
documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su
reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse
transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de
cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta
final de liquidación.
Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción
de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de
Comercio, debe acreditarse ante la cámara de comercio, por
cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las
copias de los libros y papeles destruidos.
ART. 135.— Pérdida y reconstrucción de los libros.
El
ente económico debe denunciar ante las autoridades competentes la
pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal
circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los
libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban
registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis
(6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando
como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones
tributarias, los estados financieros certificados, informes de
terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la
contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a
la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos
estados financieros.
Se pueden remplazar los papeles extraviados, perdidos o
destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder
de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia,
indicando el motivo de la reposición.
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