Consiste en la obtención de una comunicación escrita de un tercero independiente de la empresa examinada y que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones del hecho económico y de informar válidamente sobre la misma.
La empresa auditada se dirige a la persona a la cual se pide confirmación que se solicita, pero la respuesta escrita de esta debe ser dirigida a los auditores. El auditor debe colocar personalmente en el correo la solicitud de confirmación
La Técnica de Confirmación consiste realmente ratificar que lo expresado por los registros contables corresponde a hechos ciertos e, igualmente, que lo manifestado por funcionarios en las indagaciones que efectúa el auditor o Revisor Fiscal se ajusta a la realidad. La técnica de la confirmación se realiza solamente con persona o personas ajenas a la institución. Ejemplo: Circularizaciones de saldos (cuentas por cobrar, inventarios en consignación, acreedores).
Del saldo bancario que presenta la empresa en un momento determinado. Este saldo puede comprobarse, solicitando al banco o los bancos según el caso el saldo de la cuenta corriente a la fecha requerida, el cual una vez obtenido es comparado con el mostrado por la contabilidad de la empresa.
Esta técnica puede ser aplicada de diferentes formas:
De acuerdo a las respuestas esperadas:
Confirmación Positiva: Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten todas las personas circularizadas.
En la práctica no todos contestan, pero se acude a técnicas estadísticas para determinar la validez de la prueba. Es de utilidad cuando el volumen de cuentas a circularizar no es muy alto y permite al auditor analizar todas las respuestas.
22. La confirmación consiste en la respuesta a una investigación para corroborar información contenida en los registros contables. Por ejemplo, el auditor ordinariamente busca confirmación directa de cuentas por cobrar por medio de comunicación con los deudores. [ NIA, 1998 ]
Ejemplo de confirmación positiva:
OFICIO REMISORIO
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OFIMUEBLES LTDA Avenida 5 No. 11-102 |
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Enero 5 de 2.00B Señores MUEBLES SEÑORIALES S.A. Santa Fe de Bogotá D.C. Estimados señores:
En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1‑01).
Por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto en el cual se requieren una serie de datos relativos al saldo de su apreciable cuenta, cortado a diciembre 31 de 2.00A, utilizando el sobre porteado que también se anexa.
Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro (Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar)
Atentamente, OFIMUEBLES LTDA RAÚL PATRÓN Gerente |
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FORMATO DE RESPUESTA (Incluido en el oficio remisorio):
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Ciudad y fecha
AUDITORES ANDINOS LTDA. Avenida 26 # 1‑01 Ciudad
Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo por valor de QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo) que aparece en los libros de OFIMUEBLES LTDA. al 31 de diciembre de 2.00A es:
Correcto _____
Incorrecto _____ (En este caso, por favor indicar las causas a continuación) _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________
Atentamente, MUEBLES SEÑORIALES S.A. GERENTE (Firma y sello)
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En el ejemplo anterior el auditor espera recibir respuesta de todas la empresas circularizadas. Como es natural, no todas responderán el requerimiento, por lo cual, el auditor establecerá un margen estadístico para que la prueba sea considerada válida. Este margen se establece a criterio de lo que puede ser considerado como Evidencia Suficiente y Competente. Esta confirmación se puede usar indistintamente con las cuentas de activo o de pasivo, pero es de amplia utilización en la cuentas de activo.
Confirmación Negativa: Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten solamente las personas cuyo saldo no esté conforme con el de la empresa. Se utiliza para los casos de grandes volúmenes de cuentas a circularizar. El auditor gana mucho tiempo estudiando solamente las respuestas inconformes.
Ejemplo de confirmación Negativa:
OFICIO REMISORIO
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OFIMUEBLES LTDA Avenida 5 No. 11-102 |
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Enero 5 de 2.00B
Señores MUEBLES Señoriales S.A. Santa Fe de Bogotá D.C.
Estimados señores:
En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1‑01).
De acuerdo a los registros de la empresa, el saldo a diciembre 31 de 2.00A a nuestro favor ascendía a la suma QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo).
En el supuesto que el saldo transcrito anteriormente no coincida con los registros de su empresa, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto, utilizando el sobre porteado que también se anexa. De no obtener ninguna respuesta en un plazo de quince días después de recibida la presente comunicación, consideraremos que el saldo anteriormente citado es correcto.
Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro (Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar)
Atentamente, OFIMUEBLES LTDA RAÚL PATRÓN Gerente
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FORMATO DE RESPUESTA (Incluido en el oficio remisorio):
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OFIMUEBLES LTDA Avenida 5 No. 11-102 |
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Ciudad y fecha
AUDITORES ANDINOS LTDA. Avenida 26 # 1‑01 Ciudad
Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo por valor de QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo) que aparece en los libros de OFIMUEBLES LTDA. Al 31 de diciembre de 2.00A NO ES CORRECTO por las siguientes razones:
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Atentamente,
MUEBLES Señoriales S.A. GERENTE (Firma y sello)
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FORMATO DE RESPUESTA:
En este caso el auditor sólo espera recibir las respuestas inconformes con el saldo. Su uso también es común en cuentas de activo.
De acuerdo a la forma de enviar la solicitud:
Confirmación Abierta: Cuando no se incluye el monto del saldo que se está corroborando. Esta técnica se usa tanto para activos como pasivos pero es de utilización preferencial cuando de confirman activos.
Ejemplo de confirmación abierta:
OFICIO REMISORIO
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OFIMUEBLES LTDA Avenida 5 No. 11-102 |
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Enero 5 de 200B
Señores MUEBLES SEÑORIALES S.A. Santa Fe de Bogotá D.C.
Estimados señores:
En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1‑01).
Por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto en el cual se solicitan una serie de datos relativos al saldo de su apreciable cuenta, cortado a diciembre 31 de 2.00A, utilizando el sobre porteado que también se anexa.
Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro (Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar)
Atentamente,
OFIMUEBLES LTDA RAÚL PATRÓN Gerente
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FORMATO DE RESPUESTA:
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MUEBLES SEÑORIALES S.A.
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Ciudad y fecha
AUDITORES ANDINOS LTDA. Avenida 26 # 1‑01 Ciudad
Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo que aparece en los libros a 31 de diciembre de 2.00A asciende a la suma de___________________________ ($____________)
Atentamente,
MUEBLES SEÑORIALES S.A. GERENTE
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Como puede observarse, toda confirmación abierta es de carácter positivo, pues el auditor espera que le respondan todas las circulares, estableciendo un margen estadístico para la validez de la prueba.
Confirmación Cerrada: Cuando se incluye el monto del saldo a corroborar. Esta técnica se usa tanto para activos como pasivos pero es de utilización preferencial cuando se confirman pasivos. Los ejemplos de confirmación positiva y negativa presentados anteriormente son ejemplos de confirmación cerrada.
También se puede concluir que toda confirmación negativa debe ser necesariamente cerrada.