Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. Además de contar con el principio de la causación, no es posible extralimitarse en las determinaciones, ni adelantarse a los resultados del ejercicio contable. Según el criterio prudencial los costos y los gastos en que se incurra se deben registrar únicamente en el período contable en que se originaron, además las pérdidas, aún aquellas que esperamos tener en un momento determinado, debemos registrarlas o contabilizarlas cuando se determinen realmente y se pueda apreciar su cuantía.
Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.. [Dec.2649, 17°]
Aún cuando a juicio de muchos que consideran que no se puede calificar este concepto como principio contable sin como un criterio de medición, por largo tiempo ha ejercido una poderosa influencia sobre la valoración de activos y la determinación del ingreso, y adquiere su mayor utilidad cuando entran en juego elementos de juicios o pronósticos.
Significa que el Contador, dentro de una sana lógica, se inclinará más por subestimar que por sobrestimar las ganancias o el valor de los activos netos. Se deben registrar inmediatamente las posibles pérdidas sobre los compromisos, pero no es necesario hacer lo mismo con la utilidad.
El conservatismo no es una justificación para subestimaciones deliberadas. Más bien es una norma de juicio para ser aplicada en la evaluación de situaciones inciertas y de los riesgos que se presentan en una entidad mercantil con el fin de asegurarse de que se hayan creado provisiones razonables para hacer frente a las posibles pérdidas, en la liquidación del pasivo definido y contingente.
En Las Guías de Auditoría el principio se denomina conservadurismo y se manifiesta así:
Conservadurismo. El concepto de conservadurismo ha evolucionado a través de los años porque los contadores preferían que las estimaciones o errores de apreciación resultaran subvaluados y no sobrevalorados. El conservadurismo refleja en la práctica de que los inventarios deberían ser evaluados al más bajo costo o mercado y por el reconocimiento de pérdidas en los compromisos de compras de la firma. Es inaceptable el conservadurismo externo, tal como las arbitrarias pérdidas de activo y excesivas provisiones en los pasivos. [Bailey, 1999]
En las Normas Internacionales de Contabilidad NICs. se denomina a este principio Sustancia Económica de Transacciones y se enuncia así:
Prudencia
37. Los encargados de preparar los estados financieros deben enfrentarse a las incertidumbres que inevitablemente rodean a ciertos eventos y circunstancias, tales como la cobrabilidad de cuentas de cobro dudoso, la vida útil probable de la planta y equipo, y el número de reclamaciones por concepto de garantías que puedan ocurrir. Dichas incertidumbres son reconocidas mediante la revelación de su naturaleza o alcance, y por el ejercicio de la prudencia en la preparación de estados financieros. La prudencia se relaciona con la inclusión de cierto grado de precaución en el ejercicio de los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, tales como la no sobrevaluación de activos e ingresos, y la no subvaluación de pasivos y gastos. Sin embargo el ejercicio de la prudencia no permite, por ejemplo la creación de reservas ocultas o provisiones en exceso, por otra parte la subvaluación deliberada de activos o ingresos o la sobrevaluación deliberada de pasivos o gastos, tampoco serán permitidas debido a que los estados financieros carecerían de neutralidad, y consecuentemente de confiabilidad. [NIC, 1994]