7.11 MÉTODOS PARA DOCUMENTAR EL CONOCIMIENTO DEL CONTROL INTERNO

Existen los siguientes métodos para la documentar el conocimiento del Control Interno por parte del auditor, los cuales no son exclusivos y pueden ser utilizados en forma combinada para una mejor efectividad.

7.11.1 MÉTODO DESCRIPTIVO

Consiste en la narración de los procedimientos relacionados con el control interno, los cuales pueden dividirse por actividades que pueden ser por departamentos, empleados y cargos o por registros contables. Una descripción adecuada de un sistema de contabilidad y de los procesos de control relacionados incluye por lo menos cuatro características:

q Origen de cada documento y registro en el sistema.

q Cómo se efectúa el procesamiento.

q Disposición de cada documento y registro en el sistema.

q Indicación de los procedimientos de control pertinentes a la evaluación de los riesgos de control.

7.11.2 MÉTODO GRÁFICO

Consiste en la preparación de diagramas de flujo de los procedimientos ejecutados en cada uno de los departamentos involucrados en una operación. Un diagrama de flujo de control interno consiste en una representación simbólica y por medio de flujo secuencial de los documentos de la entidad auditada. El diagrama de flujo debe representar todas las operaciones, movimientos, demoras y procedimientos de archivo concernientes al proceso descrito. Este método debe incluir las mismas cuatro características del método gráfico enunciadas anteriormente.

7.11.3 MÉTODO DE CUESTIONARIOS

Básicamente consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a cada una de las áreas en las cuales el auditor dividió los rubros a examinar. Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de los puntos donde pueden existir deficiencias para así formular la pregunta clave que permita la evaluación del sistema en vigencia en la empresa. Generalmente el cuestionario se diseña para que las respuestas negativas indiquen una deficiencia de control interno. Algunas de las preguntas pueden ser de tipo general y aplicables a cualquier empresa, pero la mayoría deben ser específicas para cada organización en particular y se deben relacionar con su objeto social.

Ejemplo de diagrama de flujo de venta de mercancía:

Ejemplo de un cuestionario de control interno:

AUDITORES ANDINOS LTDA. Auditores y Consultores Empresariales CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE DISPONIBLE
CLIENTE: *OFIMUEBLES LTDA.*		AUDITORIA A: *Diciembre 31 de 2.00A*
No.	PREGUNTAS	SI	NO	OBSERVACIONES
1	*Las entradas de disponible se controlan mediante prenumeración, relación de cobros etc.?*
2	*Los ingresos por aprovechamientos se reportan en forma oportuna a contabilidad?*
3	*Los ingresos diarios de disponible se depositan a primera hora del siguiente día hábil en la misma especie recibida?*
4	*Todos los egresos de disponible se realizan por medio de cheque?*
5	*Los giros de disponible se hacen siempre a nombre del primer beneficiario y se prohíbe el giro al portador?*
6	*El giro de fondos por cheque se hace con restricciones como de páguese al primer beneficiario, para depositar en cuenta solamente?*
7	*Las cuentas bancarias son conciliadas en forma mensual y se realizan los ajustes necesarios al mes siguiente?*
8	*Los cheques se giran usando como mínimo dos firmas?*
9	*Los dineros en poder de la empresa se mantienen en caja fuerte?*
10	*Los talonarios de cheques y su secuencia numérica son controlados por la persona responsable?*
11	*Los soportes que respaldan el giro de cheques se anulan con un sello de Pagado donde se describa el número de cheque y cuenta?*
12	*Las trasferencias de fondos entre un banco y otro quedan debidamente documentadas con las respectivas autorizaciones?*
13	*Existen restricciones para transferencias electrónicas de fondos?*
	*Fondos Fijos para gastos menores*
	*La creación del fondo fijo se realiza mediante resolución de gerencia en la cual:*
14	*Se determina el monto máximo a girar por cada pago?*
15	*Se prohíbe fraccionar facturas?*
16	*Se determina claramente los pagos que se pueden realizar y los que están prohibidos?*
17	*Se establece el momento de realizar el reembolso?*
18	*Se fija fianza para el responsable del fondo?*
19	*Se obliga al reembolso al final del ejercicio?*
20	*Se prohíbe hacer préstamos con los dineros del fondo?*